Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.).

Разработку информационного обеспечения АРМ проведем на базе системы управления базами данных (СУБД) Access XP из состава выбранного интегрированного пакета Microsoft Office XP.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

- простота средств реализации,

- легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

- наглядность визуализации информации.

Базы данных созданные с помощью системы управления базами данных «Microsoft Access» полностью реализую реляционную модель построения данных. База данных «Microsoft Access» представляет собой набор групп объектов, таких как таблицы, запросы, формы, отчеты.

Связи между таблицами можно разбить на четыре базовых реляционных типа с отношениями:

- один-к-одному;

- один–ко-многим;

- многие-к-одному;

- многие-ко-многим.

Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

- загрузка модулей по требованию;

- оптимизация дерева вызовов;

- использование файлов MDE;

- автоматическая поддержка компилированного состояния;

- использование библиотек Windows API;

- индивидуальная настройка системы;

- эффективное использование индексов;

- встроенный оптимизатор запросов.

База данных планового отдела должна хранить данные, исходящие из взаимоотношений отдела с другими подразделениями предприятия:

Инфологическая или информационная модель (схема данных) и ее описание предполагает моделирование входных, промежуточных и результатных информационных массивов предметной области и их характеристика. Необходимо детально освятить как на основе входных документов и нормативно справочной информации происходит обработка с использованием массивов оперативной информации и формирования выходных данных.

Рассмотрим схему информационных потоков данных (рис.5).

Содержание потоков данных расшифровывается в таблице 2 (входная информация) и таблице 3 (выходная информация).

Входная информация

Таблица 3

Выходная информация