Движение документов в администрации МО с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов в администрации МО и операции, проводимые с ними, регламентируются распоряжением главы МО Красный Октябрь от 08.12.2003 № 3051-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации МО Красный Октябрь» (далее - Инструкция):

Технология ДОУ и делопроизводства

Рисунок 4 – Организация документооборота администрации МО

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов (номенклатура дел), формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и Инструкцией.

В соответствии с номенклатурой дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации МО, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, происходит документооборот в администрации МО Красный Октябрь, в общем отделе.

Прием, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится работником администрации МО (в данном случае это делопроизводитель) в соответствии с должностными обязанностями.

Управленческая деятельность администрации выражается посредством издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми актами администрации являются постановления и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы МО, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий администрации. Распоряжение - правовой акт главы МО, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов это фиксирование факта поступления документа путем проставления в правой части нижнего поля первого листа регистрационного штампа с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера. Регистрация документов может производиться путем программы «1С Документооборот», но в администрации МО Красный Октябрь регистрация проставляется вручную в журнале регистрации входящих документов, делопроизводителем Фёдоровой Л.В.

 Регистрация документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время, исходящие - в день подписания.

Регистрация отправленных документов осуществляется в день их утверждения (подписания) или не позднее следующего рабочего дня. Регистрационный номер и дата регистрации отправляемых документов проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии.

Отправка корреспонденции из администрации МО осуществляется посредством почтовой и электрической связи (факсом).

Рисунок 5 – Технология обработки исходящей корреспонденции в МО

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.