Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.).

    Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.

    Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными поставленной перед структурным подразделением цели.

    Так, основные задачи отдела кадров могут быть сформулированы следующим образом:

«Основными задачами отдела кадров являются:

Подбор и расстановка работников.

Формирование стабильно работающего коллектива.

Создание кадрового резерва.

Учет кадров.

5. Контроль за дисциплиной труда.

Обеспечение трудовых прав работников.»

ФУНКЦИИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

    Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?» Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.

    При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если таковой нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения.

    Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения», иными государственными и отраслевыми стандартами.

    Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:

1)функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;

2)функции должны быть изложены полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);

3)перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;

4)функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;

5)функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;

6)функции должны поддаваться структурированию (то есть разделению на должностные обязанности работников подразделения);

7)функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;

Функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.

    Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.

    Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно закрепить данное распределение. Подробная регламентация впоследствии поможет быстро и без особых сложностей составить должностные инструкции на работников подразделения.

Контрольные задания

    Подготовьте в рабочей тетради письменные ответы на поставленные вопросы:

1. Заполнить таблицу:

Таблица 3 – Определения целей, задач и функций структурного подразделения

2. Перечислить требования к формулировке целей структурного подразделения

3. Продолжить предложение: «В качестве основы для определения задач можно использовать…»

4. Перечислить требования к формулированию задач структурного подразделения.

5. Обобщить пример формулирования целей и задач отдела кадров в таблице:

Таблица 4 – Цели и задачи отдела кадров