ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.. 3

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Основы деятельности кадровой службы.. 7

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.. 10

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

2.2. Ведение трудовых книжек. 16

2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки. 17

2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку. 19

2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку. 20

2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении. 21

2.2.5. Дубликат трудовой книжки. 21

2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение. 23

2.2.7. Учет бланков трудовых книжек. 24

2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе. 25

2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров. 26

2.3.2. Формирование личных дел. 27

2.3.3. Хранение дел. 30

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.. 31

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 47

Приложение 1. 48

Приложение 2. 49

Приложение 3. 50

Приложение 4. 54

ВВЕДЕНИЕ

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

· ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

· изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

· выявление основных направлений работы кадровой службы;

· изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

· исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю.[1], Кузнецовой Т.В.[2], Кирсановой М.В.[3] и других.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

Ведение трудовых книжек

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно Правилам работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).

Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также отдел и должность, на которую он был принят.

Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работнике документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Формирование личных дел

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

· опись документов, имеющихся в личном деле;

· анкета;

· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности — об увольнении);

· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

· характеристики;

· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

· трудовой договор;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· материалы аттестации;

· представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

· другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Хранение дел

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Работа кадровой службы непосредственно связана с персональными данными работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

Работодатели, владеющие информацией о гражданах, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Трудовым кодексом[7] в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработке персональных данных работника:

· обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

· все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется возможным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

· работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

· защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем в установленном порядке за счет его средств;

· работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

· работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками следует включать условие о неразглашении конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они имеют доступ в силу своих должностных обязанностей.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования[8]:

· не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

· разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, ограничив их правом получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

· передавать в установленном Трудовым кодексом порядке персональные данные работника представителям работников, ограничив эту информацию только теми сведениями о работнике, которые необходимы для выполнения указанными представителями своих функций.

Законом об информации предусмотрено право граждан на доступ к документированной информации о них, уточнение ее в целях обеспечения полноты и достоверности сведений. Граждане имеют право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию. Ограничение доступа граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на предусмотренных федеральными законами основаниях. Кроме того, владелец документированной информации о гражданах обязан бесплатно предоставить информацию по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Анализ некоторых положений Трудового кодекса Российской Федерации позволяет сделать вывод о том, что на сотрудников кадровой службы накладывается серьезная ответственность. Их компетентность в вопросах законодательства, связанных с защитой, хранением и обработкой персональных данных имеет большое значение и влияет на каждого работника в отдельности и на всю организацию в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой службы Университета стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческо-вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

2. Важной особенностью является четкое разделение обязанностей между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответственность за определенное направление деятельности отдела, что сводит к минимуму риск разглашения конфиденциальной информации и способствует направленной работе над определенными вопросами.

3. Отдел кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями Университета, кроме того все они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении работой с персоналом задействованы практически все отделы, но документирование занимается исключительно кадровая служба.

4. В кадровом делопроизводстве используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.

5. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.

6. В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

7. Кроме того весь процесс кадрового учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.

8. Использование современных автоматизированных технологий, специально предназначенных для работы кадровых служб. Например: «Радость кадровика», "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик.

Установленные в результате преддипломной практики особенности основных направлений деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета относятся к кадровым службам в любых организациях. Такой вывод позволило сделать изучение теоретического материала.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. – М.:Эксмо, 2007. – 272 с.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

4. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007.

5. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 № 69.

6. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования – М.: Издательский дом «Академия», 2007.

7. Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. – М.: Эксмо, 2007. – 304 с.

8. Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 58 с.

9. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006.

10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

11. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. – М.: Книга сервис, 2006. – 144с.

12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Велби, 2006. – 776 с.

13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. – М.: М ЦФР, 2003.

Приложение 1

Структура отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета

Приложение 2

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

0301001

по ОКПО

наименование организации

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ

(распоряжение)

Принять на работу

по

Табельный номер

фамилия, имя, отчество

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

руб.

коп.

цифрами

надбавкой

руб.

коп.

цифрами

с испытанием на срок

месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от

" "

г. №

Руководитель организации

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Приложение 3

Унифицированная форма N Т-2

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301002

по ОКПО

наименование организации

Дата составления

Табель-

ный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свиде- тельства государст-

венного пенсионного страхования

Алфа-

вит

Характер работы

Вид работы (основная, по совместитель-

ству)

Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

Работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор

номер

дата

1. Фамилия

Имя

Отчество

Код

2. Дата рождения

день, месяц, год

3. Место рождения

по ОКАТО

4. Гражданство

по ОКИН

5. Знание иностранного языка

по ОКИН

наименование

степень знания

по ОКИН

6. Образование

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного

учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Наименование образовательного

учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Код по ОКСО

Послевузовское профессиональное образование

Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного,

научного учреждения

Документ об образовании,

номер, дата выдачи

Год окончания

Направление или специальность по документу

Код по

ОКСО

Код

7. Профессия

по

ОКПДТР

основная

по

ОКПДТР

другая

Продолжение приложения 3

8. Стаж работы (по состоянию на

г.):

Общий

дней

месяцев

лет

Непрерывный

дней

месяцев

лет

Дающий право на надбавку за выслугу лет

дней

месяцев

лет

дней

месяцев

лет

9. Состояние в браке

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства

(ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

11. Паспорт:

Дата выдачи

г.

Выдан

наименование органа, выдавшего паспорт

Дата регистрации по месту жительства

г.

Номер телефона

Работник кадровой службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Работник

личная подпись

г.

Продолжение приложения 3

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата		Структурное подразделение				Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации			Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.					Основание						Личная подпись владельца трудовой книжки
1		2				3			4					5						6













IV. АТТЕСТАЦИЯ
Дата аттестации		Решение комиссии								Документ (протокол)							Основание
										номер			дата
1		2								3			4				5






V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Дата				Вид повышения квалификации			Наименование образовательного учреждения, место его нахождения		Документ (удостоверение, свидетельство)										Основание
начала обучения	окончания обучения								наименование			серия, номер				дата
1	2			3			4		5			6				7			8






VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата					Специальность (направление, профессия)			Документ (диплом, свидетельство)										Основание
начала переподготовки			окончания переподготовки					наименование			номер				дата
1			2		3			4			5				6			7

Продолжение приложения 3

VIII. ОТПУСК

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

по

начала

окончания

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

XI. Основание прекращения

Работник кадровой службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Работник

личная подпись

[1] Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., доп. и переработ. – М.: Эксмо, 2007.

[2] Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005.

[3] Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. – М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006.

[4] Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.

[5] Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

[6] Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

[7] В соответствии с главой 14 статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации.

[8] В соответствии с главой 14 статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.. 3

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Основы деятельности кадровой службы.. 7

1.1.1. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы.. 10

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Основные требования к работе с приказами по личному составу

2.2. Ведение трудовых книжек. 16

2.2.1. Правила заполнения трудовой книжки. 17

2.2.2. Занесение сведений в трудовую книжку. 19

2.2.3. Вкладыш в трудовую книжку. 20

2.2.4. Выдача трудовой книжки при увольнении. 21

2.2.5. Дубликат трудовой книжки. 21

2.2.6. Расчеты за трудовые книжки и их хранение. 23

2.2.7. Учет бланков трудовых книжек. 24

2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе. 25

2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров. 26

2.3.2. Формирование личных дел. 27

2.3.3. Хранение дел. 30

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.. 31

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 47

Приложение 1. 48

Приложение 2. 49

Приложение 3. 50

Приложение 4. 54

ВВЕДЕНИЕ

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

· ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

· изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

· выявление основных направлений работы кадровой службы;

· исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;

• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

• формирование стабильно работающего трудового коллектива;

• создание кадрового резерва;

• организация системы учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

Дата: 2019-05-28, просмотров: 162.

12 3 4 5 6 Следующая ⇒