Ст. 50 Основ устанавливает, что все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в частях 3 и 4-й ст. 5 (только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия, а также правоохранительным органам) и в ст. 28 (нотариальной палате).

Каждому нотариальному действию, совершаемому нотариусом, присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых нотариусом документах и в удостоверительных надписях.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению граждан, общественных организаций, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами.

В соответствие со ст. 51 Основ формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются министерством юстиции РФ.

В настоящее время действуют указания по заполнению реестров при совершении нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах, содержащихся в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Реестр, прежде чем в нем будут регистрироваться нотариальные действия, должен быть надлежащим образом оформлен.

В зависимости от объема работы и количества сотрудников нотариальной конторы может вестись несколько реестров. В этом случае каждому реестру присваивается самостоятельный индекс.

Номер индекса сохраняется без изменения в течение года. Например, № 1.1; № 1.2; № 1.3, где вторая цифра обозначает порядковый номер.

Реестры должны быть пронумерованы, прошнурованы, количество листов скреплено печатью и подписью (государственной конторы - работником органа юстиции, частный нотариус - работником нотариальной палаты).

В графе № 1 - указывается порядковый номер нотариального действия с начала года.

В графе № 2 - дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, оформлено государственной нотариальной конторой.

В графе № 3 - указывается Ф.И.О. и места жительства граждан, наименования юридического лица, для которых совершено нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указывается фамилии, имена, отчества граждан подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписываться, а также переводчиков.

В графе № 4 - указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, год рождения лица в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.

В графе № 5 - «Вид сделки», при свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, краткое его содержание, Ф.И.О. гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан, и дата его выдачи.

Если в наличии несколько копий, то указывается число соответствующих экземпляров.

Если выдается несколько исполнительных надписей, то указывается лишь общее количество.

В графе № 6 - указывается общая сумма взыскиваемой госпошлины за совершение нотариальных действий и за составление проектов сделок, заявлений, копий документов. В случае необходимости указывается «от уплаты госпошлины освобожден на основании.. .(каком)»

В графе № 7 - роспись лица, получившего нотариально оформленные документы.