Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов

Правила учёта документов на предприятии

Контроль исполнения документов

Программы при ведение учёта на ПК

Заключение

Список литературы

Введение

Делопроизводство

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Предмет «Делопроизводство» является специальной дисциплиной учебного плана при подготовке по профессиям «Секретарь – машинистка», «Секретарь», «Секретарь- референт». Термин «Делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Учёт – установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Регистрация с занесением в списки лиц, состоящих где-нибудь. Принятие во внимание чего-нибудь, при учёте всех обстоятельств.

Контроль – цифровые показатели, указывающее количественные пределы выработки плановой продукции, сбора средств, расхода их и т.п., а также проверка и наблюдение с целью проверки (общественный контроль, госконтроль, система государственных органов проверки и т.п.).

Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством».

Условно работу секретаря можно разделить на две чести:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) организационная работа (бездокументальное обслуживание), обычно на эти работы секретарь тратит от 55 до 60% своего рабочего времени.

Документы нужно не только составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится, прежде всего, работе с документами. Которая требует специальных знаний и навыков, например: знание ГОСТа Р 6.30-2003; умение составлять и оформлять документы и др.

Документ и реквизиты

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Чёткое оформление и работа с документами гарантируют организации её устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнёрами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно, отсутствие или не правильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами. Страницы номеруются со второй, посередине верхнего поля и арабскими цифрами - без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов-«с», стр.

Бланки могут быть изготовлены типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии, также средств вычислительной техники. Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Устанавливают два варианта реквизитов на бланках: угловой и продольный. В пределах границ зон расположения, реквизиты - размещают одним из способов:

- центрированным - начало и конец каждой из строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизита.

- флаговым - каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов.