Электронный документ — это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа[7]. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п[8]. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболевания организма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена приводят к коллапсу.

Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практически любая уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией «медвежьи уголки» России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаются варианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае, для этих целей).

Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работы компании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.

Принципы работы с документами в России были заложены ещё в петровскую эпоху[9]. В относительно недавний социалистический период был разработан и введён основополагающий документ — Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированные нормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажного канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.

Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, — системы электронного делопроизводства, — и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство[10].

Российские системы в большей степени ориентированы на поддержание документоориентированного управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.

Названные выше условные классы изначально нацеливались на разные задачи и сценарии использования.

СЭА создавались, чтобы в течение длительного времени хранить и учитывать документы как эдакие своеобразные информационные склады. Документ сопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной библиотечной), чтобы его потом можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичных задач появляются различные, в том числе аппаратные, системы хранения и поиска бумажных документов, мультимедиа- и фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируются форматы документов.

Что происходит с документом вне архива, данную систему не интересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции для реализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяют документы оперативного и долговременного хранения и перевод из одного вида в другой. Таким образом, и здесь начинают появляться элементы движения и стадии жизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow[11].

Если СЭА изначально создавались для хранения и учёта документов, то СЭД предназначались для управления документами.

В западных источниках встречается несколько вариантов терминов, имеющих отношение к управлению документами, которые, с одной стороны, отражают тенденции развития данного направления, а с другой— маркетинговые ухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management — управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) — система управления электронными документами, электронным документооборотом; Enterprise Document Management Systems (тоже EDMS) — системы управления корпоративными документами.

У разных авторов (и разработчиков) в эти термины может вкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движение документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА. Это свидетельствует о том, что в каждом конкретном случае (несмотря на заявления поставщиков) нужно более глубоко изучать функциональное наполнение и реальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.

В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

Enterprise Content Management (ECM) — это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД[12]. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.

Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнёно можно выделить следующие направления:

● системы делопроизводства;

● электронные архивы;

● workflow-системы (для краткости будем называть их WF-системами)[13];

● комплексные, или ECM-системы.

Если традиционные СЭД всё ещё тяготеют к автоматизации довольно узкой сферы «канцелярско-офисного» документооборота, то многие современные системы ЭДО демонстрируют значительно большие возможности и ориентированы также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными потоками и организацию взаимодействия пользователей.

Требования к архитектуре и оборудованию для СЭД смещаются в сторону одновременной работы многих пользователей с конкретными документами, процессами, проектами, большими массивами неструктурированной информации. Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержке значительных объёмов хранимой информации. Специфика автоматизации бизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработки информационных потоков, возможности их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам настройки маршрутов и пр.

Какие задачи и направления нецелесообразно реализовывать в СЭД? К подобным задачам можно отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

Несмотря на то, что формально названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном виде, а не как отдельные неструктурированные документы. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с СЭД для хранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный образ счёта-фактуры всё равно придётся формировать, вводить и хранить в структурированном виде (в бухгалтерской или соответствующей учётной системе), то заносить его в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

Поэтому, принимая решение о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать особенности и существенные отличия СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования и пр.

Долгосрочная ИТ-стратегия должна предполагать наличие самостоятельной СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться с ERP-системой по ряду направлений. К примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного хранения и ERP-отчётности в электронных архивах СЭД и пр.