В этой главе рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управлении, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. В–первых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

Структура программно-технических средств автоматизированной системы «ДЕЛО» представлена на рис. 1. АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются её пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи – это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа в соответствии с поручениями должностных лиц.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляется дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работы по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Функциональная схема АС ДОУ «ДЕЛО», построенная автором в соответствии с вышеизложенной структурой программно-технических средств системы, представлена на рис. 2.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления «ДЕЛО» состоит из четырех подсистем: делопроизводство, отчетные формы, справочники, администрирование.

Подсистема «Делопроизводство» реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

· модуль «Регистрация» позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а так же передать документ в модуль «Исполнение»;

· модуль «Исполнение» обеспечивает исполнение документа, включая вынесения по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;

· модуль «Поиск» обеспечивает поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);

· модуль «Реестр». С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки;

Подсистема «Отчетные формы» формирует список в соответствие с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнение контрольных документов, сводки напоминания об исполнение контрольных документов и т.д.

Подсистемой «Справочники» реализуется функции обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема «Администрирование» используется для ведения списка пользователей системы. В данном списке для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования ЭЦП и шифрования.

Заключение

В результате рассмотрения этих двух автоматизированных систем ДОУ можно сделать вывод о характеристике осуществления качественного анализа, определить перечень основных параметров, выбрать шкалы их измерения. В результате выполненного анализа необходимо сделать следующие основные выводы:

- организациям осуществлять внедрение только готовых тиражно-заказных систем, из числа предлагаемых на российском рынке, с последующим гарантийным и после гарантийным обслуживанием.

Предлагаемые современные тиражно-заказные автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны быть от надежной фирмы-разработчика, специализирующееся в этой предметной области и имеющей достаточное количество успешных практических внедрений. Это гарантирует надежность инвестиций, обеспечение комфортного сопровождения системы, реализацию необходимых потребительских свойств, так как фирма разработчик выпуская версии программного продукта, вынуждена отслеживать мировые тенденции развития АС ДОУ;

- АС ДОУ должны быть системообразующим фактором построения корпоративной информационной системы, или органично вписываться в уже существующую автоматизированную систему.

В масштабах всей организации обязаны выполняться фундаментальные принципы создания АС, должна действовать единая система классификации, наименований полей, атрибутов и терминологии описания системных данных. Более того классификаторы обязаны быть едины со всем внешним окружением, с которым организация взаимодействует, так как это является необходимым условием создания единого информационного пространства. Использование классификатора управленческой функции и ведения истории наследования в процессе реформирования организационных структур позволит осуществлять ретроспективный анализ, выполнять контроль и адекватно определять правопреемника любого документа на любом промежутке времени;

-служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Фактически АС ДОУ должна обеспечить не только повторное применение шаблонов и фрагментов ранее подготовленных резолюций и документов, но и возможности коллективной работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

Внедрение электронного документооборота и активное включение в автоматизированную обработку документов участников делопроизводственного процесса повысит исполнительскую дисциплину, оперативность и качество контроля выполнения поручений, программ и планов.

Список литературы

1. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.. «Правда об электронном документообороте». М.: ДМК Пресс2002. «Бизнес ПРО».

2. Чернов В.Н. РОО «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления» справочник. РОО «Гильдия управляющих Документацией»2005.

3. «Руководство пользователя. АС LanDocs» ЗАО ЛАНИТ 2004.