Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (Relationships).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду <Сервис, Схема данных> (Tools, Relationships). По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду <Скрыть таблицу> (Hide table). Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду <Добавить таблицу> (Show table).

2. В диалоговом окне <Добавление таблицы> (Show table) раскрыть вкладку <Таблицы> (Tables), выбрать из списка таблицу и нажать кнопку <Добавить>.

3. Нажать кнопку <Закрыть> (Close), чтобы закрыть диалоговое окно <Добавление таблицы> (Show table).

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно< Изменение связей> (Edit Relationships) .

Альтернативный вариант — выбрать команду <Связи, Изменить связь> (Relationships, Edit Relationships) из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно <Схема данных> (Relationships).

В диалоговом окне <Изменение связей> (Edit Relationships) можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка <Таблица/запрос> (Table/ Query) выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка <Связанная таблица/запрос> — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.Для этого устанавливают флажок <Обеспечение целостности данных> (Enforce Referential Integrity) и один или оба флажка: <каскадное обновление связанных полей> (Cascade Update Related Fields) и <каскадное удаление связанных записей> (Cascade Delete Related Records). При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку <Объединение> (Join Type) и выбрать один из переключателей:

1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;

2. Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;

3. Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы >, в которых связанные поля совпадают.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку <ОК>. Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой <Новое> (Create New) и в окне <Создание> (Create New) ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку <ОК>. После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку <ОК> в окне <Параметры объединения> (Edit Relationship) и закрыть окно <Схема данных> (Relationship), нажав на кнопку <Закрыть> в правом верхнем углу окна.