Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкциязакрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

§ сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

§ ответственность за ее несоблюдение;

§ подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

§ нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

§ виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

§ общие правила подготовки и оформления документов;

§ правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

§ порядок изготовления и размножения документов;

§ правила оформления и заверения копий и приложений;

§ порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

§ порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

§ порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

§ правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

§ основные инстанции движения документов;

§ порядок подготовки и отправки исходящих документов;

§ порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

§ порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

§ сроки, формы и методы регистрации;

§ правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

§ принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

§ включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

§ порядок систематизации и классификации справочной информации;

§ технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

§ категории документов, подлежащих обязательному контролю;

§ порядок их постановки на контроль;

§ технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

§ обязанности исполнителей;

§ типовые сроки исполнения;

§ порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

§ порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

§ правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

§ устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

§ правила формирования в дела отдельных категорий документов;

§ порядок разработки и использования номенклатуры дел;

§ порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

§ порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

§ правила подготовки дел к хранению;

§ требования к описанию и оформлению дел;

§ порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Должностная инструкция

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

§ рационально распределить функциональные обязанности;

§ повысить своевременность и надежность выполнения задач;

§ улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

§ четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

§ конкретизировать права работника;

§ повысить личную и коллективную ответственность;

§ повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

§ организовать равномерную загрузку работников.