Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
ГЛАВА 2 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ
Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.
Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.
Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.
Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап – окончательное оформление и подписание документа.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.
Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.
Краткость достигается, прежде всего, отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 «Об организации учета особо ценных документов» или В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»
В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык.
Например:
«В соответствии с достигнутой договоренностью...» или «Просим Вас изыскать возможность...», или «Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)...» и т.д.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.
Например:
архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь: совещание - вести, готовить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии.
Например:
адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Например:
Прошу дополнительно выделить .... руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.
Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.
Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.
Например:
Господину (И. О. Ф.)
Уважаемый (имя, отчество)
Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до 01.06.2000.
С наилучшими пожеланиями
Директор И.О. Фамилия
или
Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки ... получено и зарегистрировано за №...
Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет ... в ... отделении Московского коммерческого банка ... руб.
Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет.
Коммерческий директор И.О. Фамилия
или
Уважаемый господин...
В соответствии с Вашим запросом направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах.
Срок поставки заказанного количества - две недели. Партии объемом до ... шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно.
Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ.
Старший менеджер И.О.Фамилия
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин.
Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.
ПОДГОТОВКА ТАБЛИЦ В ДОКУМЕНТАХ.
Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены ГОСТ Р 6.30-2003, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную.
Основные требования к форме и построению таблиц
Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого.
Подлежащее – это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица.
Сказуемое — это совокупность характеристик указанных в подлежащем объектов.
Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку.
Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:
• цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);
• текстовые (содержат только текст);
• смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа);
• математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);
• таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации)
При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства
Логичность построения таблицы означает следующее:
1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).
2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.
3. Логичность деления в подчиненных рубриках.
Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:
Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:
а) когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);
б) когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);
2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.
3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).
4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) – подлежащего.
5.Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.
6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:
а) перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, а головку в боковик, строки в графы, а графы в строки;
б) перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;
в) вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;
г) разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;
7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:
а) избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;
б) объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;
в) образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;
г) устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов;
д) переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;
е) заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.
8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:
а) выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок;
б) ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных - тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;
в) объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках;
г) заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >,более >, менее <, приблизительно « и т.п.).
9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.
Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий:
1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках пустых мест в таблицах можно избежать, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.
2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.
Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации ненамного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.
4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.
5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.
6. Объединять соседние однотипные таблицы.
7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.
8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.
ГЛАВА 3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы, издаваемые предприятиями, учреждениями и организациями, как правило, должны изготавливаться на бланках.
Бланки начали широко использоваться в делопроизводстве российских учреждений с XIX в. Первоначально они были рукописные, их писали каллиграфы, и они заготовлялись впрок «для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских работников». Затем бланки стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, набранные в типографии.
Согласно терминологическому стандарту бланк документа – это лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Бланк дает сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.
Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены действующим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.
РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России
ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.
Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Дата: 2019-02-02, просмотров: 184.