1. Банковские документы и кассовые документы, (приходные и расходные кассовые ордера).

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны

2. Остальные первичные документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Правила внесения исправлений в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских):

· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

· нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре;

· над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма;

· на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ (п.5 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также проставляется дата исправления. При необходимости подписи заверяются печатью организации;

· если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Бухгалтер не может заверить своей подписью сделанные в документе исправления, если они не были надлежащим образом заверены должностными лицами, ответственными за совершение операции.

Не допускаются помарки, подчистки или применение корректирующей жидкости («штрих») для закрашивания ошибочного текста.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. После внесения исправлений в первичные документы, вносятся исправления в бухгалтерский учет, бухгалтерскую и налоговую отчетность в соответствии с ПБУ 22/2010.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

Финансовые потери организации в результате нарушения правил оформления первичных документов

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.

Все ошибки в первичных документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

· не оформлена документами вообще;

· оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.).

Оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

1. Штрафы.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

o если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;

o если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;

o если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

o отсутствие первичных документов;

o отсутствие счетов — фактур;

o отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

o систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

2. Переплата или недоплата налогов.

Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Например:

Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

· искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

· искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

   4.Арифметическая проверка первичных документов.

Арифметическая проверка - это контроль правильности подсчетов, произведенных при составлении конкретного учетного документа. С ее помощью обнаруживаются несоответствия, внесенные путем исправления, дописок, травления и т.п. в первичные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

Нормативная проверка – это глубокий анализ содержания отраженной в документе хозяйственной операции в плане соответствия действующим нормам, правилам, инструкциям. Она позволяет выявлять правильно оформленные, но ложные по сути документы. Часто налоговые преступления, не вызывая противоречий в содержании конкретного документа, проявляются в виде несоответствий во взаимосвязанной учетной документации. Для их обнаружения используют такие приемы криминалистического анализа документов, как встречная проверка и взаимный контроль.

Встречная проверка – это сравнение разных экземпляров одного и того же документа, поэтому ее можно применять только к документам, оформляемым в нескольких экземплярах. Это, в частности, документы, отражающие получение или отгрузку товарно-материальных ценностей: накладные, счета-фактуры и др.

Метод взаимного контроля состоит в сопоставлении нескольких документов, прямо или опосредованно отражающих проведение интересующей хозяйственной операции. Он основан на том, что сведения о таких операциях отражаются, как правило, в нескольких коррелирующих между собой учетных документах. При проверке правильности налоговых платежей этот метод позволяет сопоставить: 1) сведения, отраженные в формах налоговых расчетов, с данными бухгалтерского баланса и приложений к нему; 2) расчеты по налогам – с первичными документами; 3) содержание последних – со сводными формами и записями чернового (неофициального) учета; 4) бухгалтерские документы разных структурных подразделений предприятия либо разных предприятий между собой. В результате выявляются операции, учтенные при расчете налогов, но незадокументированные либо учтенные не вполне.