Журнал регистрации внутренних документов

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

Дата документа	Регистрацион-ный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

ПРИЛОЖЕНИЕ 35

Форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,	12 ,13 ,14, 15, 16, 17, 18,		19, 20, 21, 22, 23, 24, 25,		26 ,27 ,28 ,29, 30, 31
Корреспондент
№ документа	Дата документа		Дата поступления		Входящий №
Краткое содержание
Резолюция и кому направлен документ
Срок исполнения

Оборотная сторона

Исполнитель		Дата		Исходящий №
Кому				№ дела
Кем подписан
Отметка об исполнении
Рассылка				Количество листов
Фонд №	Опись №		Дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 36

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

№ п/п

Дата поступ-ления или выбы-тия

Наименова-ние органи-зации (под-разделения), от которой поступили документы

Название, номер и дата документа, по которому принято по-ступление или выбытие ЭД

Название и номер фонда, описи и единиц учета поступивших или выбывших ЭД

Поступление описанных ЭД

Выбытие описанных ЭД

Дата созда-ния

Срок хранения

Приме-чание

вид носи-теля

объем

формат

количество единиц хранения (записей для ЭД)

вид носи-теля

объем

формат

количество единиц хранения (записей для ЭД)

Итого в

году

ПОСТУПИЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

в том числе постоянного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

временного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

ВЫБЫЛО

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

в том числе постоянного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

временного

хранения

ед. уч.,

ед. хр. объемом

Мбайт,

(цифрами, прописью)

Наименование должности лица, составившего годовую запись

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 37

Форма учетной карточки единицы учета электронных документов

Лицевая сторона

Фонд №

Опись №

Ед. учета

Наименование организации (подразделения), от которой поступили документы

Заголовок единицы учета

Номера единиц хранения

Отметка о наличии копий ЭД

Дата поступления

Формат

Вид носителя

Объем (Мбайт)

Количество записей для БД

Дата создания

Срок хранения

Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.)

Примечание

Подпись лица, внесшего запись

Оборотная сторона

Вид работы (перезапись, миграции)

Номер акта миграций и перезаписи

Дата

Новый формат

Объем (Мбайт)

Вид носителя

Номера единиц хранения

Подпись лица, внесшего запись

ПРИЛОЖЕНИЕ 38

Пояснения к заполнению регистрационных форм документов

Реквизиты	Пояснение к заполнению
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Название вида	Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией – автором, записывается цифрами по русскому или европейскому стилю.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу организацией – автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступления	Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа).
Индекс поступления	Индекс переносится отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам
Заголовок документа (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе, при его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в дело	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ 39

Перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестка дня.

5. Графики, наряды, повестки дня, разнарядки, заявки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расхода материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово – финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятий с пометкой «Лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

ПРИЛОЖЕНИЕ 40

Форма номенклатуры дел организации

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

руководителя организации

№

Подпись

Расшифровка подписи

(место составления)

Дата

На

год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество единиц хранения

Срок хранения и номер статей по перечню

Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Протокол ЭПК архивного
учреждения

от

№

от

№

ПРИЛОЖЕНИЕ 41

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в году в

(наименование организации)

По срокам хранения	Всего		В том числе
			переходящих		с отметкой «ЭПК»
1	2		3		4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:




Наименование должности руководителя службы ДОУ организации		Подпись		Расшифровка подписи

Дата


Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации		Подпись		Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 42

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Научно – производственное объединение «Агроприбор»

ПРИКАЗ

11.03.2011	№112

Ростов - на Дону

О создании экспертной комиссии


В связи со сдачей документов в архив, для отбора необходимой информации и наведения порядка в номенклатуре дел предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию из наиболее опытных специалистов в составе:
председатель комиссии – члены комиссии –		Калинина С.Б. Шевчук М.А. Иванов И.И Гнесин М.А. Смирнова И.А.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Лукичеву Т.И
Директор			С.И. Никитенко

Юрист			Д.А. Разумнов

С приказом ознакомлены:

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

АКТ

руководителя организации

№

Подпись

Расшифровка подписи

(место составления)

Дата

о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению

На основании

(название и входные данные перечня документов

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение, документы фонда №

(название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или номер дела по описи

Количество единиц хранения

Сроки хранения и номера статей по перечню

Приме-чание

Итого

ед. хр. за

годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за

годы утверждены,

по личному составу согласованы с ЭПК

(наименование архивного учреждения)

(протокол от

№

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от

№

Документы в количестве

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом

кг сданы в

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

№

Наименование должности работника, сдавшего документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива,
внесшего изменения
в учетные документы

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Форма обложки дела по ГОСТ 17914-72

ПРИЛОЖЕНИЕ 44

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
Документов дела №


№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа		Номера листов дела			Примечание
1	2	3	4		5			6











Итого							документов.
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
				(цифрами и прописью)












Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела			Подпись			Расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 45

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито (вложено) и пронумеровано						листа (ов),
			(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные листы	;
пропущенные номера	;
+листов внутренней описи	.


Особенности физического состояния и формирования дела				Номера листов
1				2





















Наименование должности лица, составившего заверительную надпись		Подпись			Расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 46

Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Фонд №

Наименование должности

руководителя организации

ОПИСЬ №

Подпись

Расшифровка подписи

Дел постоянного хранения

Дата

за

год

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

В данный раздел описи внесено

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера

;

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного
учреждения

Протокол ЦЭК (ЭК)
организации

от

№

от

№

ПРИЛОЖЕНИЕ 47

Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Фонд №

Наименование должности

руководителя организации

ОПИСЬ №

Подпись

Расшифровка подписи

дел временного (свыше 10 лет)
хранения

Дата

за

год

Название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

В данный раздел описи внесено

ед. хр.,

(цифрами и прописью)

с №

по №

, в том числе:

литерные номера

;

пропущенные номера

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)
организации

от

№

ПРИЛОЖЕНИЕ 48

Форма описи электронных документов постоянного хранения

ОПИСЬ

Дата: 2018-12-21, просмотров: 315.

⇐ Предыдущая 1 2 34