При завершении встречи договоритесь о способе связи, о времени следующей беседы и ее теме, если остались нерассмотренные вопросы. Составьте черновик требований, используя подходящие средства их записи и определенный стандарт. Затем этот черновик посылается (по электронной почте) заказчикам для рассмотрения и комментирования. Повторные опросы проводятся до полной удовлетворенности заказчиков требованиями.

Совместные семинары

Для налаживания связей между пользователями и разработчиками могут проводиться совместные семинары.

Основная задача организатора семинара – это создание условий для высокопроизводительного труда и заинтересованности в результатах своей работы участников для достижения согласованных решений.

При организации семинаров, основной целью которых является выявление требований, необходимо пользоваться определенными приемами, например [4]:

· Основные правила. Участники семинара должны договориться об основных правилах проведения семинара, например: своевременно начинать и заканчивать семинар, не проводить несколько обсуждений одновременно, следить, чтобы каждый участвовал в работе, критиковать решения, а не людей их предложивших.

· Границы проекта. При подготовке к семинару должен быть разработан документ, о видении и границах проекта. Необходимо следить, чтобы предлагаемые требования не выходили за текущие границы проекта и участники не углублялись в обсуждение несущественных на данном этапе деталей.

· Темы для дальнейшего обсуждения. Если на семинаре пойдет разговор о случайных, нарушающих текущие рамки, но важных для дальнейшей работы сведениях, то запишите их. Это позволит, с одной стороны, не потерять что-то важное, а с другой – продемонстрировать уважение к участнику семинара. К таким сведениям часто относятся нефункциональные требования: показатели качества, ограничения на продукт, особенности интерфейса и т.п.

· Ограничения по времени. Организатор семинара может наложить ограничения по времени на обсуждение каждой темы, что позволит обсудить все темы, вынесенные на семинар.

· Отбор участников. В семинаре должны участвовать опытные и имеющие право принимать решения заинтересованные лица, эксперты, аналитики и разработчики. Организатор семинара должен помнить, что небольшие группы работают быстрее и продуктивнее.

· Все участвуют в обсуждении. Организатор семинара должен следить за тем, чтобы в обсуждении участвовали все. Может оказаться так, что участник семинара уступает право голоса более активному сотруднику не потому, что у него нет своего (возможно ценного) видения проекта, а из-за неуверенности в себе и своих идеях.

После завершения семинара его участники должны обменяться информацией со своими, не приглашенными на семинар, коллегами и обсудить их комментарии и высказанные идеи на следующей встрече.

3.4. ”Мозговой штурм”

Концепция мозгового штурма, позволяющая быстро генерировать идеи, не оценивая и не преобразуя их, в литературе описана достаточно подробно.

Применительно к процессу выявления и сбора требований “мозговой штурм” – это групповой метод быстрого генерирования множества идей, не все из которых, возможно, будут использованы.

Большое количество требований позволяет не только классифицировать их, разбивать по приоритетам, но и выбрасывать ненужные.

Рассмотрим подробно правила проведения сеансов “мозгового штурма” [10].

Роли во время сеансов

Каждый участник исполняет одну из ролей:

· Лидер (арбитр, председатель). В его обязанности входит слушать и направлять процесс в правильное русло. Он обеспечивает объявленный порядок, если нужно, начинает процесс генерирования идей, помогает секретарю в записи идей.

· Секретарь. Записывает все идеи таким образом, чтобы записи были видны всем участникам, например, используя плакаты, доски, проекторы. В больших группах может потребоваться несколько секретарей.

· Участник. Обычно это несколько организаторов проекта, имеющие различные точки зрения. Главная задача участников – это генерирование требований и стимулирование к высказыванию своих мыслей других участников сеанса. Число участников может быть достаточно большим, но наилучшие результаты достигаются в группах из 6-7 человек.

Правила проведения сеанса

1.Общие правила.

Основные правила проведения сеансов “мозгового штурма”:

· Принимаются любые идеи, все идеи потенциально хороши. Важно количество, а не качество идей.

· Идея принадлежит всей группе, а не только тому, кто ее высказал.

· Ценной является каждая точка зрения, т.к. уникальный подход к ситуации позволяет сформировать различные решения.

· В группы включаются только те люди, которые могут быть полезны.

· Обсуждение идей происходит после завершения сеанса.

2.Правила для участников сеанса.

Правила для лидера:

· Идеи должны высказываться устно или в виде записок.

· Объявите участникам основные правила сеанса.

· Определите цель или тему сеанса.

· Получите как можно больше идей от участников, поощряйте “дикие” или нелепые идеи.

· Помогайте участникам генерировать идеи, изменять и комбинировать их.

· Не допускайте критики, обсуждений и споров.

· Установите ограничения во времени, поддерживайте высокий темп для уменьшения задержек и исключения оценки идей.

Правила для секретарей:

· Кратко записывайте суть идей, если нужно, попросите короткое пояснение, для формулировок используйте слова автора идеи.

· Записывайте идеи таким образом, чтобы все участники могли их видеть.

Правила для участников:

· Полностью погрузитесь в процесс генерирования идей и мыслите свободно.

· Проявляйте творческий подход, будьте открыты для новых оригинальных идей, не бойтесь рисковать, подключайте воображение, дополняйте и расширяйте идей других участников.

· Не оценивайте идеи других, не критикуйте и не осуждайте, не прерывайте других докладчиков.

· Думайте быстро, высказывайте каждую идею кратко, размышлять будете после.

Подготовка к сеансу

Для повышения успеха сеанса “мозгового штурма” он должен быть подготовлен. При подготовке нужно выполнить следующие работы.

· Определить и пригласить участников. Определить правила и роли участников. Сообщить им информацию о месте, времени и продолжительности сеанса.

· Подготовить документы для всех участников, в которых описываются проведенные работы: исследование концепции, отчеты по проведенным интервью, цели планирования проекта и т.п.

· Подготовить помещение и необходимую технику для проведения сеанса.

Проведение сеанса

Рекомендуется следующий сценарий проведения “мозгового штурма”.

· Перед началом сеанса укажите его тему, обсудите правила и представьте участников.

· Для создания атмосферы уверенности и готовности генерировать идеи проводится 5-10 минутная разминка, тема которой должна быть нейтральной и понятной всем участникам, но не связанной с основной темой сеанса.

· “Мозговой штурм”. Предложите высказывать любые (рациональные, радикальные, необычные) идеи, которые приходят на ум. Активно работайте 10 – 15 минут и сделайте перерыв. Останавливайтесь до того, как утихнет энтузиазм. После перерыва продолжайте работать.
Если поток идей иссякает, то рассмотрите и уточните записанные идеи, убедитесь, что идеи понятны всем участникам. Объедините подобные идеи, удалите дубликаты. Определите критерии оценки идей.

· Достижение единодушного мнения. Попросите каждого члена группы проголосовать за первые 10 - 15 идей доработанного списка и анонимно представить его решение. Отведите на это достаточное время.

· Завершение сеанса. Поблагодарите участников сеанса, попросите заполнить форму оценки и сообщите, когда оцененные идеи будут им возвращены.