Увеличение числа обрабатываемых документов требует вне­дрения новых технологий работы с ними и совершенствова­ния системы документооборота [2].

Особенности российской технологии работы с документами:

- на предприятиях создаются специализированные служ­бы, занимающиеся вопросами документационной дея­тельности — канцелярии, экспедиции и другие;

- функционирование названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими ин­струкциями и стандартами;

- для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения ведутся регистрацион­ные журналы и карточки: журнал регистрации дого­воров, актов ввода, приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистра­ции нормативных документов, принятых к исполне­нию, и другие;

- движение документальных потоков происходит преиму­щественно по вертикали — от руководителя к исполни­телям и от исполнителя к руководителям;

- функции руководителей и исполнителей состоят в не­посредственной работе с документами, а функции пер­сонала, занимающегося делопроизводством, в отслежи­вании их действий;

- бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу пе­редаются на исполнение в бухгалтерию;

- поступающие в бухгалтерию документы подлежат про­верке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориаль­ными ордерами (накопительными ведомостями), содер­жащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;

- используемые программные средства призваны обеспе­чивать сокращение объема бумажного документооборо­та и снижение рутинных операций по обработке доку­ментов.

Особенности западной технологии работы с документами:

- отсутствуют централизованный контроль за движением документов в рамках всей организации и соответствую­щие организационные структуры предприятия;

- движение документальных потоков происходит преиму­щественно по горизонтали. Документы регистрируются их непосредственными исполнителями, а потому систе­ма изначально ориентирована на высокую исполнитель­скую дисциплину работников;

- используемые программные средства призваны обеспе­чивать максимальное использование электронных до­кументов;

- имеет место выраженный отказ от использования бу­мажных носителей информации.

Направления автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота предусматривает автома­тизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных тех­нологиях автоматизации документооборота используются [2]:

- системы обработки изображений документов;

- системы оптического распознавания символов;

- системы управления документами;

- системы автоматизации деловых процедур;

- программное обеспечение для рабочих групп.

Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, их классификации по различным критериям, передачи изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати. Применя­ются в организациях с большим объемом документооборота.

Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных докумен­тов в электронную форму в виде текстового файла, получать электронную копию документа с печатного листа, либо ко­пию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканиру­ющего устройства изображение считывается с документа и преобразуется в текстовый файл. В результате бумажный до­кумент автоматически преобразуется в электронную форму.

Системы, управления документами обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управле­ния электронными документами различных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназ­наченная для передачи заданий исполнителям работ, уведом­ления о требующих выполнения работах, получения сведений об их исполнении. Развитые системы управления документа­ми выполняют функции индексирования, поиска по ключе­вым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, функции выдачи, возврата и рассылки документов.

Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Позволяют производить обработку по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с ука­занием сроков представления отчетов и их форм. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной — путь движения доку­ментов исполнитель может определить сам.

Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осу­ществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внеш­ней памяти ЭВМ. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и ис­ходящих документов. Некоторые фирмы предлагают элект­ронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает непосредственную работу с ними, контроль исполнения, электронное распрост­ранение, распечатку и тиражирование.