Основанием для поставки товаров для филиала является контракт на поставку товаров, по которому поставщик (исполнитель) обязуется передать товары заказчику, а заказчик – исполнить оплату поставленных товаров.

Основаниями для заключения контракта являются заказ предприятия, принятый к исполнению поставщиком, либо победа поставщика (исполнителя) в конкурсе.

Выбор поставщика на предприятии осуществляется различными способами:

1) Процедура запроса ценовых предложений, при которой извещение о проведении этой процедуры размещается предприятием путем открытой публикации, либо направляется непосредственно потенциальным поставщикам, а победителем признается поставщик (подрядчик, исполнитель), предложивший лучшие условия по цене, либо лучшие условия по установленным критериям оценки ценовых предложений.

2) Процедура оформления конкурентного листа, при которой предприятие осуществляет выбор поставщика посредством сбора информации о цене за единицу товара не менее чем у двух поставщиков.

3) Процедура закупки из одного источника.

После проведения основополагающего этапа, составляется перечень потенциальных поставщиков, удовлетворяющих первичным требованиям. Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании следующих основных критериев:

- цена продукции;

- качество продукции;

- качество обслуживания покупателей;

- надежность поставок, в том числе соблюдение графика поставок;

- географическое расположение поставщика;

- финансовая стабильность и финансовые условия;

- конкурентные преимущества, а также лидерство на рынке конкретной продукции;

- соответствие поставок логистической стратегии компании;

- уровень затрат на доставку и хранение товара;

- возможность длительного партнерства в бизнесе;

- информационная готовность;

- дополнительные услуги;

- порядок удовлетворения рекламаций и др.

Затем, когда поставщик материала (товара) выбран, следует стадия обработки заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- оформление и отправка заказа;

- выполнение обязательств по оплате заказа.

На стадии оформления и отправки заказа производятся следующие операции:

- подготовка заказа;

- проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

- оформление или продление договора с поставщиком;

- оформление заказа;

- отправка заказа выбранному поставщику;

- регистрация отправки заказа.

При подготовке заказа на материал (товар), в его позициях должны быть указаны: управление закупка поставщик логистика

- наименование материала;

- дата отправления заказа;

- выбранные условия поставки.

Так же проводится проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком. На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиком. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

- традиционная почта;

- факсимильная связь;

- электронная почта;

- личной доставкой представителем.

Выполнение обязательств по оплате заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- выполнение обязательств по оплате заказа;

- отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате;

- получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.

Как только обязательства по оплате выполнены, предприятие с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении предприятием обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала или товара), согласно условиям поставки по договору.

На стадии контроля выполнения условий договора по поставке материала производится отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.

Поступление товара или материала. На данной стадии производятся следующие процедуры:

- организация приёма груза в установленном месте;

- сопоставление характеристик полученного материала с заявленными предприятием.

- выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Контроль счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Рассматривая благонадежных и проверенных поставщиков, следует отметить следующие предприятия:

1) г. Минск «МАЗ» (шасси);

2) г. Минск «МРЗ» (рессоры);

3) г. Бобруйск (автошины);

4) г. Бобруйск (резинотехнические изделия);

5) г. Гродно (карданные валы);

6) г. Гомель (автостекла);

7) г. Жодино «КЗТШ» (поковки, штамповки).

Основными поставщиками топливно-энергетических ресурсов, используемых на предприятии, являются следующие организации:

1) РУП «Могилевэнерго» - поставщик электрической энергии.

2) Могилевское районное производственное управление газового хозяйства – поставщик природного газа.

3) Витебское ОДО «КОРИГ» - поставщик керосина.

4) РУП «Могилевоблнефтепродукт» - поставщик дизельного топлива.

5) Могилевская газонаполнительная станция – поставщик дизельного топлива.

Данные поставщики, зарекомендовали себя как благонадежные благодаря своевременной поставке качественной продукции в нужном объеме и по приемлемой цене. Связи с этими поставщиками долгосрочны.