В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:

Документ, подготовленный группой специалистов...

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...

Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослать проект завода металлоизделий...

Уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. К примеру, для изложения мотивов, объясняющих предпринятые действия, используется следующий набор синтаксических конструкций:

В порядке оказания технической помощи...

В порядке научно-технического сотрудничества...

В порядке обмена опытом... В порядке исключения... Ввиду срочности заказа...

В связи с проведением совместных работ по...

В связи с указанием Госплана РФ... .

В соответствии с предварительной договоренностью и решением...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно постановлению Министерства…

Несмотря на (наши неоднократные устные и письменные напоминания), до сих пор... В целях дальнейшей кооперации...

Испытывая острую потребность...

Выражение отказа часто формулируется так:

Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам....

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным... .

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу.

Такого рода устойчивые словосочетания и стандартные выражения облегчают восприятие служебного документа, а также весь процесс его составления, позволяя не тратить времени на поиск формулировок. Кроме того, по отдельным словам, которые принято называть ключевыми, можно определять вид документа и, следовательно, прогнозировать синтаксическую конструкцию в целом.

Для сопроводительных писем ключевыми словами считаются отглагольные формы от слова отправлять и т. д.

Для каждого вида документа характерны определенные виды предложений.

Модель предложения, выражающего предупреждение:

По истечении... срока... предложение теряет силу.

...сохраняет за собой право... .

Модель предложения, выражающего гарантию:

...предприятие гарантирует (не гарантирует) качество... в течение (по истечении)... срока.

Такие модели позволяют свести процесс составления документа к простому заполнению соответствующего бланка.

Не нужно большого воображения, чтобы составить несколько вариантов писем-запросов по следующему образцу:

Если Вас не затруднит моя просьба, прошу ответить на следующие вопросы: 1. ...

2....

Заранее благодарю за консультацию.

Такие обороты отличаются информационной емкостью. Без готовых, проверенных долголетней практикой широко известных словесных формулировок невозможно быстро, грамотно и точно отразить ситуацию, послужившую поводом для составления документа.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.

Таким образом, предложения в служебном документе строятся по определенным моделям, а его язык представляет собой как бы набор «отлитых форм», в которые каждый раз закладывается новое содержание.

Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета.

В практике нередко возникает вопрос: от чьего лица составляется служебный документ?

В служебной документации выражаются интересы общественные, коллективные. Автором служебного документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, т. е. коллективный субъект. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон служебного письма в общем нейтрален. В целом, когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, его текст излагается от третьего лица, например:

Дирекция ходатайствует...

Совет молодых специалистов выдвигает предложение...

Коллегия решила...

Юридическая часть Минвуза РФ разъясняет...

Такая форма изложения установлена в ГОСТ 7.38.1—81 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения».

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия.

Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю, после которого формулируются предписываемые действия. Для этого употребляется глагол в неопределенной форме:

Во исполнение решения Коллегии Министерства угольной промышленности от... о... ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести в действие...

обязать главного инженера предприятия т. ... утвердить сетевой график... Контроль за исполнением приказа возложить на ...

Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов прошу или просим. Слово просим употребляется в том случае, когда документ подписан двумя или несколькими лицами.

Сопроводительные письма начинаются с глаголов в первом лице единственного или множественного числа, например:

Сообщаю Вам, что...

Напоминаю, что... и т. д.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.

Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.

При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.

Из односоставных предложений больше всего используются безличные, например: Контроль за исполнением возложить на...,

но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:

...приказываю установить заводу 1-ю группу по оплате труда руководящих и инженерно-технических работников.