Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры.

Лицевой счет представляет собой регистр аналитического .учета, ведется на каждого работника организации. нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер, количество детей и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, удержаниях и вычетах, суммах к выплате или задолженности работника перед организацией Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. При заполнении лицевых счетов используются первичные документы: наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и др.; накопительные карточки по заработной плате для расчета сдельной оплаты труда; табель учета использования рабочего времени (для расчета повременной заработной платы и по окладам),доплаты за ночные часы и сверхурочное время; листки нетрудоспособности; решения судебных органов на удержания по исполнительным листам; заявления работников о перечислениях из их заработной платы на благотворительные цели; платежные ведомости на выданный аванс за первую половину месяца, расходные кассовые ордера на внеплановые выплаты; налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц.

На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; они также используются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов -75 лет.

Расчетная ведомость отражает расчеты по оплате труда с персоналом отдельного подразделения или организации в целом. Форма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал,— квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад),а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т.д.),сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержанияхи о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартала, полугодия или года), на который открывается расчетная ведомость. Ведомость заполняется по данным лицевых счетов.

Платежная ведомость заполняется на основе расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платежного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

Лицевой счет, расчетная ведомость и платежная ведомость применяются в крупных организациях. В небольших Организациях рекомендуется применять Расчетно-платежную ведомость, в которой отражаются начисление и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что исключает необходимость ведения на работников лицевых счетов. Заполняется ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки (наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, ведомости учета выполненных работ и др.),табелей учета использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т.п.

Сводная ведомость по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, и используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начисленной оплаты труда, премий, пособий, удержаний, перечислений и выплат.

Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда.

Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат получают в банке. Для получения заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей, платежные поручения в пользу различных организаций и лиц, на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам.

Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать ее на оплату труда.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за со-¹ ответствующий период, размерах и основаниях произвел денных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Место и сроки выплаты заработной платы в не денежной форме также определяются коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором.

Выплата заработной платы производится не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором трудовым договором. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим, праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в

день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Выплата заработной платы, пособий, премий производится по расчетно-платежной или платежной ведомости. При получении денег в кассе работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, то в нем указываются наименование и номер документа, дата его выдачи, наименование организации, его выдавшей.

По истечении срока выдачи заработной платы кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, не получивших ее, в графе "Расписка в получении" делает отметку "Депонировано". В ведомости прописью указывают выданную и депонированную сумму. На сумму выданной по ведомости заработной платы бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер, регистрируется в книге регистрации, передается в кассу и отражается в кассовой книге.

Не выплаченная в срок заработная плата депонируется, а деньги сдаются в банк на расчетный счет организации. Из банка их получают при обращении работника в бухгалтерию. Работник имеет право на получение депонированной заработной платы в течение трех лет. По истечении этого срока невостребованные суммы относятся на внереализационные доходы.

Не выданные суммы по платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир заносит в реестр не выданной заработной платы и передает его бухгалтеру. В бухгалтерии учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы. В ней для каждого депонента отводится отдельная строка, по которой указывают фамилию, имя, отчество и депонированную сумму, отмечается ее выдача (дата и сумма). В книге ежемесячно подсчитывается общая депонированная сумма и сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонентских сумм оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам". По кредиту счета отражается зачисление на депоненты не выданной суммы, по дебету — ее выдача.