Прежде чем приступить к составлению годовой отчетности, каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества. Такая обязанность установлена ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации.

Обычно ее проводят в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку в конце года появляется много других неотложных дел. Отметим, что такую возможность им дает п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н. В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно.

Как должна проходить инвентаризация, установлено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания).

Согласно п. 2.2 Методических указаний организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме этого, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

При комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило. В состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; его сопоставление с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата) ". Кроме этого, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем обязательного его подсчета, взвешивания, обмера. Для этого руководитель организации должен создать необходимые условия: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах (Приложение 7). Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.).

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. При ручном способе они заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если в описях допущены ошибки, то их исправление производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Причем не забудьте, что все исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов следует обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Заключительным этапом при проведении инвентаризации считается процесс сравнения фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей: N ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88, и N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

В ходе инвентаризации может сложиться ситуация, когда комиссией будут выявлены либо излишки (превышение фактических данных над учетными), либо недостачи (превышение учетных показателей над фактическими) имущества.

Согласно п. 3 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- выявленные излишки основных средств приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

- при недостаче или порче объектов основных средств их остаточную стоимость списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а сумму амортизации – с кредита счета 01 в дебет счета 02 «Амортизация основных средств». При выявлении конкретных виновников стоимость недостающих или испорченных основных средств оценивают по рыночным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с кредита счета 94 в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Разницу между рыночной и остаточной стоимостью основных средств отражают по дебету счета 94 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают с кредита счета 94 на финансовые результаты (счет 91).

Заключение

Роль основных средств в процессе производства, особенности их воспроизводства в условиях перехода к рыночной экономике обуслав­ливают особые требования к информации о наличии, движении, состоя­нии и использовании основных средств.

В условиях научно-технического прог­ресса во многих случаях отдельный инвентарный объект теряет спо­собность к самостоятельному функционированию и может участвовать в производственном процессе только в соединении с другими инвен­тарными объектами и в то же время быть с ними конструктивно сочле­ненными.

Что касается проблемы классификации основных средств, то сле­дует отметить, что в связи с созданием различных средств механиза­ции и автоматизации управленческого труда, созданием новых видов техники, требуется некоторое уточнение существующей классифика­ции основных средств. В действующей классификации предусмотрена подгруппа "Вычислительная техника", в которую включена лишь часть средств механизации и автоматизации управленческого тру­да. Остальные же средства относятся к другим группам (подгруппам). Такое распределение показывает несоответствие функционального назначения средств механизации и автоматизации управленческого труда их действительному функциональному назначению.

Предлагается внести изменения в видовую классификацию основных средств. Подгруппу "Вычислительная техника" переименовать в "Информационная техника" и в ней учитывать все средства механиза­ции и автоматизации управленческого труда, применяемые для процес­сов управления на предприятии.

Список литературы

Законодательные и нормативно-инструктивные акты

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ

2. Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы. Утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 1.01.2002 № 1

3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н

4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств». ПБУ 6/01. Утверждено приказом Минфина РФ от 30.03.01 г. № 26н

5. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств. Утверждены Приказом Минфина РФ от 13.10.03 г. № 91н.

6.  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49н.

7. Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ). Утверждён постановлением Госстандарта России от 26.12.94 г. №359.

8.  Альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации. Утверждён постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

Книги одного, двух и более авторов

9.  Астахов В.П. Основные средства: бухгалтерский учёт и налогообложение: Учебно-практическое пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИД ФБК – ПРЕСС, 2002. - 248 с.

10. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003.- 640 с.

11.  Справочник корреспонденции счетов бухгалтерского учета / Под ред. А.С. Бакаева. – М.: институт профессиональных бухгалтеров России: Информационное агентство «ИПБ - БИНФА», 2002. – 608 с.

12. Тумасян, Рафаэль, Зарзанович.

Бухгалтерский учет: учеб.-практ. пособие / Р.З. Тумасян. – 7-е изд., стер. – М.: Издательство «Омега-Л», 2008. – 794 с.: ил.

13.  Финансовый учет: Учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 784 с.

Статьи из газет и журналов

14.  Бондарь Е. Переоценка – 2005 // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2005. - №10.

15.  Бондарь Е. Проводим переоценку // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2004. - №11.

16.  Бондарь Е. Инвентаризация имущества // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь», 2004. - № 46.

17.  Мещеряков В. Покупка основных средств: оптимальный подход // Консультант, 2004. - № 21.

18.  Супряга Р.А. Как провести инвентаризацию имущества и активов // Российский налоговый курьер, 2004. - №24.

19.  Чернова С.В., Серегина А.А. Переоценка в бухгалтерском учете // Учет. Налоги. Право, 2004. - №1.

ПРИЛОЖЕНИЯ