Краткий обзор возможностей программы Ехсе1 7.0..

Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

ВВЕДЕНИЕ.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок выше по сравнению с первыми программами такого рода.

Основные компоненты Ехсе1 7.0 мало изменились по сравнению с предыдущей версией данной программы. Основой программы является, как и раньше, калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью калькуляционного модуля, получать диаграммы различных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы Ехсе1 7.0 во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программ создания деловой графики.

С помощью модуля базы данных в Ехсеl 7.0 реализован доступ к внешним базам данных. Модуль программирования позволяет не только автоматизировать решение самых сложных задач, но и создать собственную оболочку программы. В седьмой версии программы Ехсеl так же, как и в пятой, можно создавать макросы с помощью диалекта языка программирования Visual Basic for Applications.

Обмен данными: Ехсе l - другие приложения.

Наверное, ни в одной отрасли жизненный цикл продукта не является таким коротким, как в компьютерной - то, что вчера еще воспринималось как новшество, сегодня уже вчерашний день. Это относится как к аппаратному обеспечению, так и к программным продукциям. Данные, которые еще вчера обрабатывались одной программой сегодня можно гораздо эффективнее обработать с помощью другой, более совершенной. Таким образом, проблема обмена данными возникает и в связи с появлением новых программных продуктов и следующих версий уже существующих .

Различают две разновидности обмена данными. В первом случае объекты, созданные с помощью программы-источника, будучи внедренными в программу-приемник, теряют связь с "родительской" программой и обрабатываются исключительно средствами программы – приемника. Во втором случае устанавливается так называемая динамическая связь между программой-источником и программой-приемником. Изменение данных в программе-источнике приводит к обновлению внедренных данных в программе-приемнике.

В данный момент программный продукт Ехсеl 7.0 является одним из самых мощных для РС – совместных компьютеров. Но конкуренция на рынке программных продуктов диктует свои правила даже докам программного бизнеса. Жестокая борьба за легального пользователя достигла в девяностых годах своего апогея. Конечно, в выигрыше оказывается, прежде всего, пользователь – хотя бы потому, что сегодня фирмы-разработчики считают необходимым каждый программный продукт снабдить функциями, облегчающими переход к более новой версии программы. И уже на рынке появилась новая версия: Excel 2000 (в конце 1999г). По сравнению с предыдущей версией в неё внесены значительные модернизации и изменения.

ЗАДАНИЕ.

I. Количество студентов в группе – 38, № группы 32.

Для составления экзаменационной ведомости по математике: количество «5» – 6, количество «4» – 16, количество «3» – 11, количество «2» – 3, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по физике: количество «5» – 9, количество «4» – 13, количество «3» – 12, количество «2» – 2, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по истории: количество «5» – 17, количество «4» – 15, количество «3» – 2, количество «2» – 1, количество «неявок» – 3.

Фамилии студентов начинаются на буквы: Т, И, О, А, Е. В фамилиях не менее шести символов.

II. Освоение среды ППП Excel 7.0.

· Создание новой рабочей книги и технология работы с листами

· Создание шаблона таблицы и ввод исходных данных

· Использование в таблице формул.

Создание шаблона.

Открываю Файл «Шаблон». Прежде чем приступить к созданию Шаблона, необходимо выставить размеры и параметры страницы (листа). Установить размер страницы можно с помощью опции Параметры страницы пункта меню Файл. В вкладке Страница устанавливаю следующие параметры:

- Ориентация: книжная

- Масштаб: 100%

- Размер бумаги: А4

- Качество печати: 120х297 мм на дюйм

- Вкладка Поля позволяет задать отступы от края страницы. В этой вкладке устанавливаю:

- верхнее: 2

- левое: 3

- нижнее: 2,5

- правое: 1

- центрировать на странице: флажок горизонтально (чтобы разместить вводимую информацию по центру страницы)

- верхний колонтитул: 0

- нижний колонтитул: 0

Чтобы сделать таблицу более наглядной, можно ввести различные элементы

форматирования (оформления). Разрешается модифицировать шрифт и его размер, причем это будет относиться как к текстовым, так и к цифровым данным. При раскрытии рабочей книги в Excel шрифт (по умолчанию) Arial Cyr, размер 10. Эти параметры я не меняю.

Каждая рабочая книга в Excel содержит 3 листа. Для шаблона мне достаточно одного. Поэтому остальные 2 листа я удаляю, делая это следующим образом: щелкнув по ярлычку нужного листа правой кнопкой мыши вызываю контекстное меню выбираю опцию Удалить после дополнительного запроса – ОК (надо отметить, что отменить удаление рабочего листа невозможно). Первый же лист рабочей книги я переименовываю (так же с помощью контекстного меню Переименовать). Вместо Лист1 пишу Шаблон.

Составление и ввод формул.

Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. ее содержимое будет вычисляться с учетом значений других ячеек. При вводе формулы строку надо начать с символа =(равно). Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши Enter . Программа Excel содержит большое количество разнообразных математических, статистических, логических и многих других функций. Остается только задать значения их аргументов, делается все это с помощью мастера функций. Вызвать мастер функций можно щелчком по кнопке панели инструментов Стандартная. Другой вариант – опция Функция пункта меню Вставка. Предварительно необходимо сделать активной ячейку, в которой должна располагаться формула с нужной функцией. На экране откроется окно мастера функций. Сначала (это первый шаг) в поле Категория выбрать группу, к которой относится искомая функция, а в поле Функция указать ее имя. Если имя функции ничего не говорит, то в нижней части окна выводится подсказка о выполняемых данной функцией действиях (?). Если этой информации недостаточно дополнительно можно щелкнуть по кнопке Помощник. После того как формула выбрана, необходимо щелкнуть по кнопке ОК: таким образом можно перейти к следующему шагу. Отказаться от ввода функции можно щелчком по кнопке Отмена.

Второй шаг мастера функций состоит из задания аргументов. Для этого используется палитра формул. Здесь можно воспользоваться несколькими способами. Допустимо просто вводить значения и адреса ячеек в открывающихся полях, причем ввод каждого нового аргумента следует заканчивать нажатием клавиши Tab b ли щелчком по следующему полю ввода. После того как будут введены все аргументы, необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке ОК.

Второй вариант задания аргументов функции – щелкать мышью по ячейкам, содержащим эти самые аргументы (при необходимости можно выделить группы ячеек). Их адреса будут появляться в текущих полях ввода палитры формул. Если палитра мешает, то можно щелкнут по кнопке в конце поля ввода, и она будет свернута. Чтобы развернуть свернутую палитру, достаточно повторного щелчка по кнопке в конце поля ввода.

Функция может быть составляющей частью сложной формулы, как, прочем, и в одной формуле может использоваться несколько функций.

Итак, произведу ввод формулы в ячейку F6:

- устанавливаю курсор в данную ячейку;

- выбираю мышью на панели инструментов кнопку Мастера функций;

- в первом диалоговом окне выбираю вид функции:

- категория: логические.

- имя функции: ЕСЛИ.

- ОК.

На экране появилась палитра формул.

- В первой строке записываю выражение – D6=5.

- во второй строке – 1 (значение, если истина),

- в третьей строке – 0 (значение, если ложно),

- ОК.

Таким образом, в ячейке F6 появится формула: =ЕСЛИ (D6=5;1;0).

Аналогичным образом ввожу формулы в ячейки:

· G6: =ЕСЛИ (D6=4;1;0)

· H6: =ЕСЛИ (D6=3;1;0)

· I6: =ЕСЛИ (D6=2;1;0)

· J6: =ЕСЛИ (D6=“н/я”;1;0)

Чтобы не вводить данные формулы в строку каждого студента подобным образом, формулы можно скопировать. Для этого я выделяю ячейки F6 G6 H6 I6 J6, на панели инструментов щелкаю по кнопке Копировать, выделяю все строки и столбце, куда мне надо вставить формулы и нажимаю кнопку Вставить на панели инструментов. Все выделенные ячейки автоматически заполняются формулами. В столбцах F, G, H, I, J появляются нолики и единички согласно соответствующей оценке студента. Копирую формулы во все ведомости.

Несколько иначе произведу подсчет суммарного количества полученных оценок определенного вида. Устанавливаю указатель мыши в ячейку подсчета оценок «хорошо» (D46).Вызываю Мастера функции и выбираю следующие параметры:

- категория функции – математические;

- имя функции – СУММ;

- ОК.

На экране появляется палитра формул. Щелкаю по кнопке в конце поля ввода, палитра сворачивается. Делаю активной ячейку G 6 и не отпуская клавишу мыши протягиваю курсор по столбцу G до ячейки G43. Разворачиваю свернутую палитру повторным щелчком по кнопке в конце поля ввода. Проверяю правильность написанной автоматически формулы в первой строке палитры, и правильность суммы. Если все верно (ошибка может быть только в том случае, если не правильно были выделены необходимые для подсчета ячейки), нажимаю ОК. В ячейке D46 появляется сумма отличных оценок. Либо формула =СУММ(G 6:G43). Вижу ли я на экране формулу или полученное число зависит от параметров пункта меню Сервис. Сервис – Параметры – вкладка Вид – флажок строка формул (увижу формулы), если флажок не стоит – увижу число.

Аналогичным образом подсчитываю количество остальных оценок.

Подсчет общего числа (ИТОГО) всех полученных оценок можно подсчитать этим же способом, а можно и иначе, а именно:

- устанавливаю курсор в ячейке, которая находится под ячейками, где подсчитывались суммы по всем видам оценок (D50);

- щелкаю по кнопке «∑» (автосумма);

- выделяю ячейки подсчета суммы по всем видам оценок (D45:D49);

- Enter.

В ячейке D50 появляется общее число оценок (38), либо формула - =СУММ(D45:D49).

Копирую все формулы в другие ведомости. (Копирование произвожу обычным способом, который был описан выше).

Начисление стипендии.

1. Открываю Лист «Стипендия». В ячейку В1 ввожу текст Стипендия, в ячейку В2 – минимум, С2 – стипендии, D2 – 150 (размер минимальной стипендии). Столбцы А(с порядковыми номерами студентов) и В (с фамилиями студентов) копирую с файла «Шаблон». Добавляю дополнительные столбцы - Средний бал, Количество сданных экзаменов и Стипендия.

2. Нередко в формулах приходится использовать данные с другого листа рабочей книги. В этом случае нужно явно указать имя листа рабочей книги, потом поставить восклицательный знак и уже затем указать адрес ячейки с этого листа.

Если приходится переименовывать лист рабочей книги с данными уже после того, как была задана формула, то эта формула будет автоматически скорректирована в соответствии с новым именем листа.

Для вычисления среднего бала студента необходимо ввести формулу подсчета среднего бала в ячейку С6. Делаю это следующим образом:

- устанавливаю указатель мыши в ячейку С6;

- щелкаю кнопку Мастер функций и выбираю в диалоговом окне параметры:

- категория функций: статистическая;

- имя функции: СРЗНАЧ;

- ОК.

На экране появляется палитра формул:

- Устанавливаю курсор в первой строке. Щелкаю по кнопке в конце поля ввода, палитра сворачивается. Щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1 и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по первому экзамену. Разворачиваю свернутую палитру повторным щелчком по кнопке в конце поля ввода.

- Перевожу курсор во вторую строку, щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1(2) и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по второму экзамену;

- Устанавливаю курсор в третьей строке, щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1(3) и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по третьему экзамену;

- Проверяю правильность написанной формулы (правильность выбранных ячеек для подсчета среднего бала). При отсутствии ошибок - ОК.

В ячейке С6 появится значение среднего бала первого студента, рассчитанного по формуле =СРЗНАЧ(΄Экзамен1΄!D6;΄Экзамен 1(2)΄!D6;΄Экзамен 1(3)΄! D6).

Копирую формулу по всем ячейкам столбца С: делаю ячейку С6 активной, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер (до последнего студента - С43). Ячейки автоматически заполняются формулой. В ячейках появляются значения среднего бала каждого студента. В некоторых ячейках средний бал имеет несколько десятичных цифр. Так как мне достаточно только одного десятичного знака, то я могу уменьшить разрядность (предварительно установив курсор в нужную ячейку) при помощи кнопки на панели инструментов Форматирование в Excel «Уменьшить разрядность».

3. Для подсчета количества сданных каждым студентом экзаменов с учетом неявок ввожу формулу в ячейку D6, для составления которой так же пользуюсь Мастером функций.

- устанавливаю указатель мыши в ячейку D6;

- щелкаю кнопку Мастер функций и выбираю в диалоговом окне параметры:

- категория функций: статистическая;

- имя функции: СЧЕТ;

- ОК.

На экране появляется палитра формул:

- Устанавливаю курсор в первой строке. Щелкаю по ярлычку листа Экзамен 1 и выбираю ячейку D6 с оценкой первого студента по первому экзамену.

В ячейке D6 появится число, соответствующее числу сданных экзаменов первым студентом, посчитанное по формуле =СЧЕТ(΄Экзамен1΄!D6;΄Экзамен 1(2)΄!D6;΄Экзамен 1(3)΄! D6). Копирую формулу по всем ячейкам столбца D: делаю ячейку D6 активной, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер (до последнего студента – D43). Ячейки автоматически заполняются формулой и, напротив каждой фамилии студента появляется число сданных экзаменов (с учетом неявок).

4. В большинстве случаев в формулах используются относительные адреса ячеек, которые автоматически корректируются при заполнении ячеек формулами.

Но иногда необходимо, чтобы при заполнении формулами адреса некоторых ячеек оставались неизменными. В этом случае должен использоваться абсолютный адрес ячейки. Для указания, что адрес ячейки не должен изменяться, его надо привести с символом доллара ( $):

$А $11 – указан абсолютный адрес (при заполнении он не будет изменяться);

А11 – указан относительный адрес (при заполнении он начнет изменяться);

$А11 – указан смешанный адрес (при заполнении имя столбца изменяться не будет, а имя строки будет корректироваться);

А $ 11 – указан смешанный адрес (при заполнении имя строки изменяться не будет, а имя столбца начнет корректироваться).

Указать абсолютный адрес можно двумя способами: просто введя символы доллара, или щелкнув в Строке формул на адресе нужной ячейки и несколько раз нажав F4 до получения необходимого результата.

В одной формуле могут использоваться как относительные, так и абсолютные адреса ячеек.

Абсолютные и относительные адреса ячеек по-разному ведут себя при копировании или переносе формул через буфер обмена и с помощью мыши. Относительные адреса при этом изменяются так, чтобы сохранить относительное расположение аргументов по отношению к ячейке с формулой, а абсолютные адреса остаются неизменными (т.е. ссылаются на те же ячейки).

С учетом вышесказанного и используя предыдущий опыт ввода формул, ввожу формулу для вычисления размера стипендии студента в ячейку Е6:

=ЕСЛИ(И(С6>=4,5;D6=3);$D$2*1,5;ЕСЛИ(И(C6>=4;D6=3;$D$2;0)).

Копирую данную формулу в остальные ячейки столбца Е (до 43 строки). Происходит автоматическое начисление стипендии каждому студенту, в зависимости от его успеваемости.

Построение диаграммы.

Далее.

· Заголовки: Название диаграммы: Средний бал;

· Легенда: устанавливаю флажок Добавить легенду: внизу;

· Подпись данных: Подписи значений: флажок нет.

Далее.

· Поместить диаграмму на месте: флажок Имеющемся.

Готово.

Перемещаю и изменяю размеры диаграммы согласно приведенному выше описанию. По данной диаграмме я могу наглядно видеть успеваемость студентов данной группы.

Произвожу построение диаграммы по результатам начисленной стипендии аналогично построению диаграммы «Средний бал».

Выбираю внешний вид диаграммы: «Стандартная» с областями (5 вариант). Далее;

Диапазон данных. В диалоговом окне щелкаю по кнопке в конце поля ввода, оно сворачивается, щелкаю по ярлычку листа Стипендия и активизирую ячейки (столбец) со Стипендией. Разворачиваю свернутое окно повторным щелчком по кнопке в конце поля ввода:

· Диапазон: =Стипендия!$Е$6:$Е$43;

· Рад в: столбцах.

Далее.

· Заголовки: Название диаграммы: начисление стипендии;

· Легенда: нет;

· Подпись данных: Подписи значений: флажок нет.

Далее.

· Поместить диаграмму на месте: флажок Имеющемся.

Готово.

Изменяю размеры и расположения диаграмм. С помощью панели инструментов Диаграмма и элемента Формат области диаграммы:

· Вкладка Вид:

Рамка: обычная;

Заливка: для первой диаграммы – голубая, для второй – розовая;

· Вкладка Шрифт:

Шрифт: Arial Black;

Начертание: Regular;

Размер: 12. Для заголовков – 16.

ОК.

В Строке меню выбираю опцию Файл – Правка: Заполнить: Выровнять: по центру.

Таким образом, у меня обе диаграммы разместились по центру листа. В ячейке D4 записываю текст «Диаграмма». На панели инструментов щелкаю по кнопке «Предварительный просмотр», что позволяет мне увидеть рабочую книгу такой, какой она будет выведена на принтер.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Широкое распространение программ обработки электронных таблиц во многом объясняется универсальными возможностями их применения, поскольку без вычислений, в широком смысле этого слова, не обойтись в самых различных сферах нашей жизни (однако на практике такое преимущество, по данным разработчиков, нередко приводит к тому, что "средний пользователь" применяет только пять процентов функциональных возможностей, заложенных в Ехсе1, хотя платит за все 100%).

В процессе выполнения курсового проекта я усвоила некоторые (лишь некоторые, по сравнению со всеми) возможности программы Ехсе1. Но даже этот небольшой объем материала позволил мне убедиться в колоссальности данной программы, которая позволяет делать сложные расчеты, составлять невероятно объемные и большие таблицы, а значение диаграммы как графической формы представления числовых данных трудно переоценить.

Возможности программы, которые не были затронуты и освещены в данном курсовом проекте, но (неполный) перечень которых, непосредственно убеждает в том, как много еще осталось не освоенным:

- работа с данными списка;

- анализ данных;

- работа с географическими картами;

- графика, вставка и внедрение объектов:

- вставка Ехсе1-таблицы в Microsoft Word;

- вставка объектов в Ехсе1;

- работа с макросами;

- использование различных функций рабочего листа.

Ехсе1 можно использовать как для решения простых задач учета, так и для составления различных бланков, деловой графики и даже полного баланса Фирмы. Например, на предприятии с помощью Ехсе1 можно облегчать решение таких задач, как обработка заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и издержек управление сбытом и имуществом и многих других.

Однако область применения программы не ограничивается только сферой деловой жизни. Благодаря мощным математическим и инженерным функциям с помощью Ехсе1 можно решить множество задач также в области естественных и технических наук. Возможности использования этой программы, безусловно, выше.

C помощью современных программных продуктов можно решать самые разнообразные задачи. Например, при создании книги сегодня можно обойтись без типографии и привлечения многих специалистов - достаточно одного человека, "вооруженного" персональным компьютером и DTP - программой. Да и современные текстовые редакторы также обладают функциональными возможностями, позволяют создавать целые книги.

Однако сфера применения вычислительной техники необычно широка, и круг задач, которые решаются с помощью современных персональных компьютеров, невозможно охватить только одной, даже самой совершенной программой. Кто знает, может быть когда-нибудь на рынке программного обеспечения и появится такая универсальная программа, которой "по плечу" будет любая задача. Но пока что проблема обмена данными не теряет своей актуальности, поскольку для решения сложных задач, как правило, приходится "привлекать" несколько различных приложений.

ВВЕДЕНИЕ.

Краткий обзор возможностей программы Ехсе1 7.0..

Совершенствование программ приносят фирмам-разработчикам не малые доходы. Новые версии появляются на рынке ежегодно. Это влечет за собой расширения перечня задач, решаемых приложением, однако может значительно усложнить работу с программой.

С этой точки зрения Ехсе1 7.0 скорее является исключением, поскольку Фирма Microsoft уделяет очень большое внимание вопросам интерфейса с пользователем. Многие новые функции Microsoft Excel 7.0 значительно облегчают пользователю выполнение сложных заданий. Microsoft Excel 7.0 является по сути, переработанной и немного расширенной версией программы Microsoft Excel 5.0, предназначенной для работы под правлением операционной системы Windows 95. При этом следует отметить тот факт, что Microsoft Excel 7.0, как и другие приложения, входят в состав Microsoft Office for Windows 95, снабжен многими новыми средствами для обмена информацией, а так же обеспечивает возможность коллективной работы над документами. Пользователь может создать Shortkut (ускорители) для обеспечения быстрого доступа к документу или приложению.

С предыдущими версиями Ехсе1 7.0 имеет следующие преимущества:

- Templa Wizard Dfta Trackinq: позволяет создавать шаблон, каждый из которых можно использовать в качестве формы ввода информации в базу данных.

- Возможность работы с географическими картами: позволяет использовать заготовки карт, например, для наглядного представления статистических данных по разным регионам.

- Auto Filter with Top 10: позволяет выводить списки, состоящие из 10 самых больших счетов, заказов или любых других документов (число 10 устанавливается по умолчанию, и при необходимости можно изменить количество элементов в списке).

- Auto Correct : одновременно с вводом текста исправляет явные отпечатки в английских словах и расшифровывает, заранее определенные аббревиатуры.

- Интеграция с Microsoft Access : используя программу - мастер Convert to Access Wizard , можно преобразовать свою электронную в настоящую реляционную базу данных. Помимо функции Convert to Access Wizard, в Microsoft Excel 7.0 включены программы – мастера Microsoft Access Form Wizard and Report Wizard.

- Auto Calculate: отображает в окне Microsoft Excel 7.0 сумму элементов, среднее значение, минимальное или максимальное значение из выделенного интервала ячеек.

Дата: 2019-12-10, просмотров: 266.

12 3 4 5 Следующая ⇒