Денежные средства – это аккумулированные в денежной форме на счетах в банках, в кассах организаций доходы и поступления, находящиеся в постоянном хозяйственном обороте организации и используемые ею для собственных целей.

Для обслуживания хозяйственной и финансовой деятельности организации используют наличные и безналичные денежные средства.

Правила работы с денежной наличностью определяются Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. N 3210-У «

О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают организацию ведения кассовых операций, а именно:

внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);

недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;

хранение на банковских счетах в банках свободных денежных средств.

Для работы с наличными денежными средствами организации должны иметь кассу. Касса – это помещение, где хранятся денежные средства и денежные документы фирмы. Кассовые операции осуществляет кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Для учета движения наличных денежных средств применяются унифицированные кассовые документы:

1. Приходный кассовый ордер (форма КО-1);
2. Расходный кассовый ордер (форма КО-2);
3. Кассовая книга (форма КО-4);
4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5).

В кассовых документах не допускаются исправления и ошибки.

Законодательство Российской Федерации устанавливает ряд требований при работе с наличными деньгами.

Первое требование. Наличные расчеты необходимо осуществлять с применением контрольно-кассовой техники. Основанием для данного требования является федеральный закон от 23.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Закон имеет незначительный перечень исключений, в частности, для тех организаций и индивидуальных предпринимателей, которые имеют право в расчетах наличными деньгами использовать бланки строгой отчетности установленного образца;

Второе требование. Расчеты наличными деньгами с экономическими контрагентами могут осуществляться только в пределах 100000 руб. по одной сделке. Данное требование установлено в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Третье требование. Наличные денежные средства могут храниться в кассе организации только в пределах установленного лимита. Лимит остатка кассы рассчитывается организацией и должен быть утвержден приказом или распоряжением руководителя организации. Размер лимита остатка кассы рассчитывается по одной из следующих формул.

1. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где: L-лимит остатка наличных денег в рублях;

V-объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р-расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

 - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

2. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где: L-лимит остатка наличных денег в рублях;

R-объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р-расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

 - период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.

Бухгалтерский учет наличных денежных средств ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету этого счета отражаются операции по приходу денег в кассу, а по кредиту – по расходу или выдаче денег из кассы.

Накопительным документом по кассе за один день является кассовая книга, листы в которой заполняются в двух экземплярах: первый лист (вкладной лист) остается в кассовой книге и собственно формирует ее, а второй (отчет кассира)сшивается с пакетом кассовых документов за день и представляется для обработки в бухгалтерию под расписку. За месяц составляется журнал-ордер №1, где отражаются кредитовые обороты по счету 50, и ведомость №1а, где отражаются дебетовые обороты по счету 50. При автоматизированном учете составляются машинограммы. Сальдо счета 50 «Касса» может быть только дебетовым и показывает свободный остаток денежных средств на конец дня, он должен быть в пределах лимита кассы.

Инвентаризация денежной наличности проводится комиссией, назначаемой по распоряжению руководителя. Результатами инвентаризации могут быть излишки, которые зачисляются в прочие доходы организации (т.е. увеличивают прибыль организации), недостача относится на долг кассиру (т.к. он несет полную материальную ответственность за вверенные ему денежные средства). В случае расхождений между остатком денежных средств в кассе с их документальным отражением в кассовой книге кассир обязан предоставить письменное объяснение причин этих фактов.

За нарушение правил ведения кассовых операций предусмотрена ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Согласно статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от 40 МРОТ; на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.