Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Реєстрація документів провадиться в межах груп у залежності від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється.

Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляемые їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.

Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

Кількість екземплярів регістраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.

Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-множна й обчислювальна техніка.

В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованої регістраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.

Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:

· довідкові

· контрольно-довідкові

· по географії документів, що надходять

· по пропозиціях, заявам і скаргам громадян

· тематичні (накази, рішення) і ін

Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.