Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Робота з документами
Реєстрація й облік документів.
Порядок обробки документів, що надходять.
Порядок обробки документів, що відправляються.
Передача документів усередині організації.
Облік кількості документів.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації.
Правила реєстрації й індексування документів.
Організація контролю за виконанням документів
Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація
Підготовка документів до архівного збереження.
1. Обробка справ.
2. Експертиза цінності документів.
Оформлення справ.
Оформлення обкладинки справи.
Література.
Вступ
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними і третейськими судами.
Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале збереження, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодію державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне чи депозитне збереження і т.д.
Підприємство може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне збереження у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для збереження документів, бажання самого підприємства.
Робота з документами
Реєстрація й облік документів.
Рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Порядок обробки документів, що відправляються.
Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.
Облік кількості документів.
Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо удосконалювання роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.
У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.
Підрахунок кількості машиночитаємих здійснюється по облікових картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибрання заходів для удосконалювання роботи з документами.
Оформлення справ.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну збереження, після закінчення календарного року, у якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі у відомчий архів. Предархівна підготовка справ включає дві основних операцій: оформлення й опис справ. Оформлення справ провадиться особою, відповідальною за роботу з документами. У залежності від цінності документів і відповідно термінів збереження справ, проводиться повне чи часткове (спрощене) оформлення справ. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження підлягають спрощеному оформленню. Насамперед виявляється їхня наявність відповідно до номенклатури справ. У справах перевіряється правильність формування, вони залишаються на швидкозшивачах, аркуші не нумеруються, завірчі написи не складаються, систематизуються по номенклатурі справ і здаються в архів. Основна увага зосереджується на справах постійного, довгострокового (понад 10 років) термінів збереження і по особовому складу. Відповідно до вимог «Державної системи документаційного забезпечення управління» і «Основних правил роботи відомчих архівів» проводиться їхнє повне оформлення, що включає:
- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності із січня по грудень;
- підшивку чи палітурку справи;
- нумерацію аркушів;
- складання завірчого напису (аркуша-завірителя) справи;
- складання внутрішнього опису документів справи (якщо це необхідно);
- оформлення всіх реквізитів обкладинки справи;
Перш ніж підшити документи справи, з них видаляються металеві скріплення, вкладається чистий бланк форми аркуша-завірителя, і, у тих випадках, коли до справи буде складений внутрішній опис, бланки форм внутрішнього опису. Всі аркуші справи нумеруються чорним графітним олівцем (уживання чорнила або кольорових олівців заборонено) чи нумератором у верхньому правому куті, не зачіпаючи тексту документа. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо. Лист завірчого напису не нумерується. Якщо справа має кілька томів нумерується кожен том окремо. Лист будь-якого формату, що підшили за один край, нумерується як один лист (навіть якщо він складений). Документ, складений навпіл і підшитий за середину нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці. Підшиті в справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення в конверт нумерується черговим номером за конвертом.
У випадку пропуску чи нумерації аркушів однією цифрою, на них ставлять номера попередніх аркушів з додатком букв а, б, в и т.д. Усі ці виправлення відзначаються наприкінці справи в завірчому написі. Якщо при нумерації аркушів допущено багато помилок, номери закреслюються і вся справа нумерується заново. Наприкінці справи для обліку кількості аркушів на окремому листі-завірителі справи складається завірчий напис, у якому цифрами і прописом указується кількість аркушів, обмовляються всі особливості в нумерації і фізичному стані документів у справі.
Форми аркуша-завірителя не ідентичні, але склад інформації, внесений у форми однаковий.
Для справ з особливо коштовними документами, особових, судових і слідчих справ, справ про присудження учених ступенів і звань, справ на авторські посвідчення і патенти і т.д. при підготовці до здачі в архів складається, якщо вона не велася на протязі року, внутрішній опис документів. Складати внутрішній опис рекомендується також і справам, заголовки яких не повно розкривають зміст документів. У цьому випадку внутрішній опис полегшить використання документів справи, пошук необхідної інформації.
Наприкінці внутрішнього опису справи складається підсумковий запис із указівкою цифрами і прописом загальної кількості документів у справі, включених в опис і кількість аркушів опису.
Справи підшиваються міцною ниткою у тверду обкладинку (папку) у 4 проколи чи переплітаються. При брошуванні не можна зашивати текст документа. У тих випадках, коли текст дуже близько підходить до краю аркуша і може бути зачеплений при підшивці, до аркуша підклеюється смужка міцного паперу, за яку документ і буде підшитий.
Картон обкладинок для постійного збереження і документів по особовому складу повинен бути міцним, щоб забезпечувати довгострокову схоронність документів. Найбільш коштовні в історичному і художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками чи спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, що потім підшиваються в справу.
Література
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.
3. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
4. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.
5. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.
Робота з документами
Реєстрація й облік документів.
Порядок обробки документів, що надходять.
Порядок обробки документів, що відправляються.
Передача документів усередині організації.
Облік кількості документів.
Дата: 2019-05-28, просмотров: 253.