Инвентаризация основных средств выполняется комиссией, в которую входят представители администрации организации, бухгалтерии и специалисты. Состав комиссии утверждается руководителем организации.

Инвентаризационная комиссия путем сплошного осмотра всех основных средств, находящихся в организации, составляет их опись с указанием инвентарного номера, наименования и фактического состояния износа.

Выполняется сравнение фактического состояния основных средств с тем, которое должно быть по данным учета, и составляется сличительная ведомость, в которой указываются все возникшие отклонения. При наличии отклонений оформляется акт, который утверждается руководителем организации. При обнаружении виновных лиц с них взыскивается стоимость недостающего или испорченного оборудования.

Случаи обязательной инвентаризации установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Инвентаризация основных средств проводится не реже чем один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет.

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр и заносит в опись полное их наименование, назначение, инвентаризационные номера и основные технические и эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. В случае выявления объектов, не принятых на учет, либо таких, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствовали или были неправильно указаны характеризующие их данные, комиссия должна включить в опись действительные сведения и технические показатели по данным объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией, неучтенных основных средств должна быть произведена с учетом рыночных цен, а амортизация определяется по фактическому техническому состоянию объектов.

Комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в опись данных о фактических, остатках основных средств. Правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации, фактическое наличие имущества определяются путем подсчета и обмера.

Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном присутствии материально ответственного лица.

Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Для отражения результатов инвентаризации используется счет 94, а для учета расчетов по возмещению недостачи либо порчи основных средств при обнаружении виновных лиц – счет 73.

В том случае, когда комиссия обнаруживает излишки основных средств, составляется акт приемки-передачи, который подписывается руководителем организации, и соответствующие объекты принимаются к учету.

Взаимозачет по стоимости недостач и излишков не допускается. Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации представлено в табл. 8.12.

Та б л и ц а 8 . 1 2. Операции по учету результатов инвентаризации

 По результатам инвентаризации обнаружен излишек

1 Приняты к учету неучтенные основные средства

Д01-1 К91-1 Рыночная стоимость

По результатам инвентаризации обнаружен недостаток или порча

1 Списана первоначальная стоимость основного средства

Д01-2 К01-1 Первоначальная стоимость

2 Списана начисленная амортизация

Д02 К01-2 Накопленная амортизация

3 Списана остаточная стоимость на недостачу

Д94 К01-2 Остаточная стоимость

4 Отражена разница между рыночной стоимостью аналогичного объекта и остаточной стоимостью недостающего объекта

Д94 К98-4 Разница

5 Отражена задолженность работника по возмеще нию материального ущерба Д73 К94 (п. 3 + п. 4)

6 Отражено поступление в кассу денежных средств, внесенных работником организации в погашение причиненного им материального ущерба Д50 К73 (п. 3 + п. 4)

7 Отражено удержание из оплаты труда работников сумм по возмещению материального ущерба Д70 К73 (п. 3 + п. 4)

8 Признан доход текущего периода по возмещенной недостаче

Д98-4 К91-1 Разница

9 Списана сумма недостачи при отсутствии конкретных виновников

Д91-2 К94 Остаточная стоимость

10 Организацией отражено списание выявленных сумм недостач и потерь в связи с чрезвычайной ситуацией

Д91-2 К94 Остаточная стоимость