Согласно принципу полноты все факты хозяйственной деятельности находят сплошное и непрерывное отражение на бухгалтерских счетах на основании первичных документов.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и полноту учетных показателей, а также возможность их контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом, что является первым этапом учета.

Документ представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичные документы должны быть составлены своевременно, в момент совершения хозяйственной операции, а если это не возможно - сразу же после неё. За достоверность содержащихся в документах данных и качество его оформления несут ответственность лица, подписавшие документ.

К первичным документам предъявляются определенные требования.

Составлены они могут быть по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или разработанным организациями самостоятельно. К учету принимаются только документы, составленные по установленной форме.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дата составления;

– наименование организации;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

– подписи ответственных лиц и т.д.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, и т.д.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи ПК. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с движением денежных средств, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

Ошибочные записи в документах исправляют следующим образом: зачеркивают неправильный текст или сумму, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху подписывают правильный текст или сумму. Исправление должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, указана дата исправления.

В банковских и кассовых документах никакие исправления не допускаются. Неверно составленный документ уничтожается и составляется новый документ.

Поступившие в бухгалтерию документы подлежат проверке и обработке. Проверка первичных документов осуществляется:

– по форме (полнота и правильность заполнения);

– арифметически (правильность расчетов);

– по существу (законность и целесообразность операции).

Проверенные документы подлежат группировке и расценке, затем на каждом документе указывается корреспонденция счетов, на основании которой содержание документов переносится в учетные регистры.

Первичные документы, прошедшие обработку подлежат гашению, исключающему возможность их повторного использования.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив.

Движение документов от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется документооборотом.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер.