Контроль за движением имущества организации и его источников ведут при помощи одного из элементов метода бухгалтерского учета счетов бухгалтерского учета.

Счета бухгалтерского учета – способ группировки и текущего отражения и контроля состояния и движения имущества организации и источников его формирования, а также хозяйственных процессов и результатов хозяйственной деятельности.

Счет имеет форму двусторонней таблицы, левая часть которой называется «Дебет», а правая «Кредит» (от лат. debet – должен, credit – верит).

Все счета по отношению к балансу делятся на активные, пассивные и активно-пассивные счета.

Активные счета – это счета, предназначенные для учета состояния и движения имущества организации (счета «Нематериальные активы», «Материалы», «Валютные счета» и др.).

Пассивные счета – это счета, предназначенные для учета состояния и движения источников формирования этого имущества (счета «Резервный капитал», «Уставный капитал» и др.).

Запись на счетах начинают с указания начального остатка, который называется сальдо (от итал. saldo – расчет). При этом в активных счетах начальный остаток отражается по дебету, а в пассивных – по кредиту счета.

Затем на счетах в хронологическом порядке отражают суммы хозяйственных операций, вызывающих изменения начальных остатков. Суммы, увеличивающие соответствующий объект учета, записывают на той стороне счета, где записано сальдо, уменьшающие – на противоположной стороне. Следовательно, в активных счетах увеличение отражается по дебету счета, а уменьшение по кредиту счета, в пассивных, наоборот, увеличение – по кредиту счета, уменьшение – по дебету.

В конце месяца по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и сальдо конечное. Оборот счета – это сумма всех хозяйственных операций, записанных на одной стороне счета. При подсчете оборотов начальное сальдо не учитывается. По дебету счета подсчитывают дебетовый оборот, а по кредиту – кредитовый.

Конечное сальдо по счету определяют следующим образом:

– если счет активный

Ск = Сн + ОБд – Обк;

– если счет пассивный

Ск = Сн + ОБк – Обд,

где Ск – сальдо конечное;

ОБд – оборот по дебету счета;

ОБк – оборот по кредиту счета;

Сн – сальдо начальное.

Активно-пассивные счет предназначены одновременно для учета имущества и источников его образования.

Как правило, такие счета предназначены для учета расчетов организации с юридическими и физическими лицами. Например, к активно-пассивным счетам относится счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую. Расчеты с дебиторами и кредиторами объединяют на одном счете, чтобы не открывать разных счетов для организаций, которые в разное время могут быть и дебиторами и кредиторами.

В данном активно-пассивном счете увеличение или уменьшение дебиторской задолженности отражается по правилам активного счета, а увеличение или уменьшение кредиторской задолженности по правилам пассивного счета.

Активно-пассивные счета могут иметь сальдо как дебетовое, так и кредитовое, а также одновременно дебетовое и кредитовое (развернутое сальдо). Аналитический учет дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором и кредитором отдельно Счета открывают на каждый экономически однородный вид имущества, его источников и процессов в соответствии с классификацией объектов учета (счета «Касса», «Расчетные счета», «Основные средства», «Уставный капитал» и др.). Открыть счет это значит указать название счета и записать начальное сальдо. Бухгалтерские счета связаны с бухгалтерским балансом, они открываются на основе статей баланса на начало месяца. Конечное сальдо счетов отражаются в балансе на конец отчетного месяца.

Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета по правилу двойной записи.

Двойной записью называется взаимосвязанное отражение изменений объектов бухгалтерского учета по дебету и кредиту счетов в одной и той же сумме.

Двойная запись имеет контрольное значение: сумма дебетовых оборотов по всем синтетическим счетам за отчетный месяц должна быть равна сумме кредитовых оборотов.

Чтобы отразить каждую операцию на счетах бухгалтерского учета, надо сделать записи в двух счетах, например:

О п е р а ц и я 1 . Получены материалы на сумму 40 000 руб. от поставщика по акцептованному, но еще не оплаченному счету. В результате данной хозяйственной операции увеличился запас материалов на 40 000 руб. и увеличилась задолженность поставщику за материалы на 40 000 руб.

Данная операция затрагивает два объекта учета и, следовательно, должна быть записана на двух счетах: «Материалы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет «Материалы» – активный, следовательно, увеличение отражается по дебету. Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – пассивный, следовательно, увеличение отражается по кредиту.

О п е р а ц и я 2 . На основании платежного поручения с расчетного счета перечислены денежные средства поставщикам за материалы 40 000 руб. В результате данной хозяйственной операции уменьшилась сумма денежных средств на расчетном счете и уменьшилась сумма задолженности поставщикам за материалы на 40 000 руб.

Данная операция затрагивает два объекта учета, следовательно, должна быть записана на двух счетах: «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчетные счета». Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – пассивный, следовательно, уменьшение отражается по дебету. Счет «Расчетные счета» – активный, следовательно уменьшение отражается по кредиту В результате записи операций на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи между счетами возникает взаимосвязь.

Связь, возникшая между счетами в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов.

Счета, между которыми такая взаимосвязь возникла, называются корреспондирующими.

Обозначение корреспонденции счетов, то есть наименование дебетуемого и кредитуемого счетов с указанием суммы хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой.

Бухгалтерские проводки по рассмотренным операциям имеют следующий вид:

Операция 1. Дт «Материалы» – 40 000 руб.

Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 40 000 руб.

Операция 2. Дт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 40 000 руб.

Кт «Расчетные счета» – 40 000 руб.

Все счета систематизированы и сведены в План счетов бухгалтерского учета.

План счетов и инструкция по его применению утверждены приказом инфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. План счетов обязателен для применения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы, кроме кредитных и бюджетных организаций, для которых существуют специальные Планы счетов Представленные в Плане счета сгруппированы в соответствии с их экономическим содержанием в восемь разделов:

I. Внеоборотные активы.

II. Производственные запасы.

III. Затраты на производство.

IV. Готовая продукция.

V. Денежные средства.

VI. Расчеты.

VII. Капитал.

VIII. Финансовые результаты

В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Разделы расположены в определенной последовательности, в соответствии с характером участия имущества в его кругообороте: разделы со счетами имущества, необходимого для производственного процесса (раздел I «Внеоборотные активы», раздел II «Производственные запасы»), затем разделы со счетами издержек производства, готовой продукции и товаров, денежных средств и расчетов (разделы III–VI). Таким образом, в первых шести разделах сгруппированы счета имущества и процессов в сферах производства и обращения.

Имущество отражено по разделам по принципу ликвидности – от труднореализуемого к легкореализуемому. В последующих разделах (VII, VIII) отражены капитал и финансовые результаты организации.

Отдельно выделены забалансовые счета, которые используются для учета хозяйственных средств и их источников, не принадлежащих данной организации, но учитываемых в процессе деятельности.

План счетов содержит двузначный код (шифр) синтетического счета, его наименование, код (шифр) субсчета и его наименование.

На основе Плана счетов и инструкции каждая организация разрабатывает и утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, который отражает специфику её хозяйственной деятельности и включает только те счета, которые необходимы для учета имущества данной организации.