Цель процесса мониторинга и контроля работ проекта заключается в отслеживании состояния исполнения работ по проекту и выявления областей, на которые следует обратить внимание для улучшения выполнения проекта или сокращения возможных потерь.

Процесс мониторинга и контроля работ проекта включает:

- сбор данных о фактическом исполнении работ по проекту, оценку исполнения работ в соответствии с планом управления проектом и распространение информации об исполнении в рамках проекта;

- сбор данных и расчет показателей эффективности по проекту, выявление и оценку тенденций, проблем, новых рисков;

- определение необходимых корректирующих или предупреждающих действий либо их повторное планирование и отслеживание с целью определить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий.

Процессы контроля также делятся на основные и вспомогательные. К основным процессам относятся:

1. Контроль исполнения плана проекта – определение достигнутых в ходе исполнения плана проекта результатов и прогнозирование хода дальнейшей реализации проекта; сбор. Документирование и распространение информации о текущем состоянии работ по проекту.

2. Общий контроль изменений – координация всех действий по мониторингу изменений, возникающих в ходе реализации проекта, и управлению изменениями проекта.

Среди вспомогательных процессов контроля следует отметить:

1. Контроль изменения содержания – контроль содержания проекта и вносимых в него изменений.

2. Контроль календарных планов – контроль внесения изменений во временные характеристики проекта и документы, содержащие эти данные.

3. Контроль соблюдения бюджета – контроль внесения изменений в стоимостные характеристики проекта и документы, содержащие ранее принятые решения по стоимости проекта.

4. Контроль качества – контроль изменений, вносимых в качественные характеристики проекта и в документы, содержащие ранее принятые решения по качеству проекта.

5. Контроль рисков – реализация мероприятий, проводимых в ответ на рисковые события, а также реализация корректирующих мероприятий.

Процессы завершения

Цель данного процесса – формальное завершение проекта и передача результатов заинтересованным лицам в установленном порядке.

Завершение проекта включает в себя следующие виды деятельности:

- сдачу в эксплуатацию результатов работ по проекту;

- закрытие контрактов;

- гарантийное обслуживание продукции проекта;

- анализ и оценку достигнутых результатов;

- накопление данных для осуществления последующих проектов.

Одним из вариантов завершения проекта является выход из проекта, который предполагает отказ от дальнейшей реализации проекта по тем или иным причинам. Формами выхода из проекта могут быть:

- отказ от реализации проекта до начала работ;

- продажа частично реализованного проекта;

- привлечение на любой стадии реализации проекта постороннего капитала для минимизации собственного участия.

Выходом процесса завершения проекта можно считать итоговый отчет. Шаблон итогового отчета по проекту может включать следующие разделы и рекомендации по их заполнению.

1. Цели проекта. Необходимо детально описать цели проекта. Если какие-либо из целей проекта не были достигнуты или выполнены, объяснить, почему это произошло.

2. Достижение основных контрольных точек. Следует показать основные контрольные точки и даты их достижения в сравнении с первоначальным планом, а также указать причины расхождений в датах.

3. Бюджет проекта. Необходимо детально показать, какие финансовые средства должны быть получены в результате проекта.

4. Ресурсы проекта. Следует показать, сколько ресурсов планировалось, их стоимость, сравнить с тем, что получилось фактически.

5. Вопросы и изменения. Необходимо показать самые значительные вопросы, возникшие в ходе проекта и пути их разрешения.

6. Опыт проекта. Следует зафиксировать любые вопросы, решенные или нет, значимые или нет, которые могут быть полезны для последующей работы с данным заказчиком или в данной области в будущем.

7. Обратная связь по проекту. Необходимо получить заполненный заказчиком вопросник по проекту; рекомендации по изменению процедур управления проектом; комментарии по контракту.

8. Рекомендации по подрядчикам и поставщикам. Следует ли поддерживать отношения с подрядчиками и поставщиками по проекту и привлекать их к выполнению аналогичных проектов в дальнейшем.