ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредством деловой корреспонденции – различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных, телеграфных, телексных и т.д.).

Особенности официально-делового стиля

Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем, является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:

- подчеркнутая официальность и вежливость;

- адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата (получателя);

- тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;

- нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);

- композиционное и лексическое единообразие содержания;

- точность и ясность выражения мысли;

- лаконичность и краткость;

- широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов (клишированных фраз);

- использование специальной терминологии;

- использование средств логической связи.

Деловое письмо

œ · œ · œ · œ                                                         INTERCITY BANK Plc 58 Jalan Thamrin · Jakarta · Indonesia 1 Telephone 376019 · Telex 6756 Mr. S. Basuki 4 Jakarta Furnishings                                       Your ref: SB/sl 2 7 Talan Arjunna                                            Our ref: PL/fh/246 Jakarta                                                                         30 May 20-- 3   Dear Mr Basuki, 5 Re: Order 2789 10 I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture.   Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund money. 6   We look forward to hearing from you.   Yours sincerely, 7   Peter Long Mr. Peter Long Manager 8   Encl.: Copy of invoice 11

 

Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит следующие обязательные части:

1. The Letterhead Шапка (включающая место написания письма)
2. The Reference Line Указание на ссылку
3. The Date Дата отправления письма
4. The Inside (Reader’s) Address Внутренний адрес
5. The Greeting / Salutation Обращение / приветствие
6. The Body of the Letter Содержание письма
7. The Complimentary Close Заключительная формула вежливости
8. The Signature Block Блок подписи

    К необязательным частям письма относятся:

9. The Attention Line Указание на конкретного адресата
10. The Subject Line Указание на общее содержание письма
11. The Enclosure Указание на приложения
12. CC Notation Указание на рассылку копий

Основные правила составления деловых писем следующие:

1) Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.

2) Указание на ссылку может представлять собой порядковый номер письма или аббревиатуру, например, инициалы отправителя и секретаря, печатавшего письмо.

3) Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) – 1 September , 2010 / 1 st September , 2010 и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1 st , 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010 в британском варианте воспринимается как 1 сентября 2010 г., а в американском – 9 января 2010 г.

4) Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с вежливым обращением (Mr ./ Miss / Mrs ./ Ms .), должность, отдел, название фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.

5) Возможные варианты обращений:

К мужчине, имя которого вы знаете Dear Mr . White ,
К мужчине, имя которого вы не знаете Dear Sir ,
К женщине, имя которой вы знаете Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
К женщине, имя которой вы не знаете Dear Madam,
В компанию, должностному лицу Dear Sir/Madam,
В компанию или организацию Dear Sirs, (BE) Gentlemen: (AE)

6) Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.

7) Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш».

Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam, Yours faithfully,
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown, Yours sincerely, (BE) Yours truly (AE) Respectfully yours (AE)

Если адресат очень хорошо знаком автору письма, можно использовать фразы “ Best wishes ” или “ With best regards ”.

8) Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку (полное имя и должность, при необходимости – название отдела).

9) При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо, которому адресовано письмо, например, Attn . Production Manager.

10) Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.

11) При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.

12) В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “ cc ” и указываются их имена.

Существует несколько стилей расположения частей делового письма (layout), наиболее распространенными являются следующие:

Полусблокированный (Modified Block) Сблокированный (Block) Полностью сблокированный (Full Block)

Электронное сообщение

Электронное сообщение (e-mail) пишется в специальных программах. В шапку входят следующие элементы: адрес отправителя (появляется автоматически); адрес получателя (должен указываться обязательно); адреса лиц, которым отправляются копии письма; указание на тему сообщения. Дата указывается программой автоматически. Далее следует текст письма и подпись. Стиль текста менее официален по сравнению с деловым письмом, а правила оформления – менее строгие.

From: fred@BFM.co.uk
To: bob_jones@isp.co.uk
Cc:  
Subject: fulfilling your order

 

Thanks for your e-mail of April 26. I’m sorry, but we can’t fulfil your order by May 15. We’ll need two more weeks to finish producing the last lot.

 

I see you haven’t paid the invoice yet. We won’t be able to deliver until you pay. Please deal with it a.s.a.p.

 

Best wishes

Факс

Факс (fax) похож на деловое письмо, но оформляется более кратко и свободно. Он может быть напечатан на фирменном бланке, содержащем реквизиты компании. В шапке указываются номера факсов и имена составителя и адресата, дата, тема, количество страниц, включая первую (cover sheet). Допускается не использовать приветственную фразу, т.к. имя получателя указано в шапке факса. Далее следует текст сообщения, заключительная фраза вежливости и блок подписи. Язык факса часто менее официальный, но всегда нужно учитывать ситуацию общения.

                                                                                         Handenbergstr. 19, 10623 Berlin

N O V E D I A media solutions                                         Tel. no.: ++49(0 30) 31 18 89-0

                                                                             Fax. no.: ++49(0 30) 31 18 89-19

FAX

To: Manfred Müller From: Julian Kroll Company: LogCom GmbH Department: Marketing Fax no.: (030) 22 12 1-18 Fax no.: 31 18 89-19 Date: 14 May 20-- Pages: 8 (including cover sheet)

 

Dear Mr. Müller

Thank you for your interest in our company.

Attached you will find a copy of our company’s brochure which shows our range of services.

Mr. Kittler (31 18 89-10) would be glad to provide any further information you may require.

Sincerely,

 

J Kroll

Julian Kroll

 

If you have trouble receiving this fax please ring (030) 31 18 89-0 or send this fax to (030) 31 18-89-0. Thank you!

TASKS

Дата: 2019-04-22, просмотров: 622.