В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

В соответствии с п. 9 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 г. № 40) предприятие имеет право хранить в своей кассе наличные денежные средства сверх установленного лимита для оплаты труда не свыше трех рабочих дней, включая день получения наличных денег в банке.

По истечении указанных сроков кассир обязан:

1) в расчетно-платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты заработной платы поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью;

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер № ___».

Таким образом, депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства, предназначенные для выдачи работникам, были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе либо в случае, когда работник отказался получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

Например, при аудите расчетов по депонированной зарплате на предприятии ОАО «Машзавод» аудитор установил:

1 декабря 2008 года организация получила в банке наличные денежные средства в сумме 100 000 руб. на выдачу заработной платы работникам за ноябрь 2006 года. В связи с тем, что работники предприятия не явились, причитающаяся им заработная плата в сумме 24 685, 65 была депонирована (Приложение № 21).

В бухгалтерском учете предприятия сделаны проводки :

По результатам проверки аудитором был составлен рабочий документ РДА № 5 (Приложение № 23).

3.3 Проверка правильности ведения аналитического учета счета 76.5 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

Непосредственный объем операции на предприятии приходится на субсчет 76.5. Поэтому ему аудитор уделил особое внимание.

Для обоснованного выражения своего мнения о правильности ведения бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской отчетности аудитор должен получить достаточные для того аудиторские доказательства. Собирая их, аудитор может применить несколько аудиторских процедур в соответствии с российским правилом (стандартом) аудита «Аудиторские доказательства». Так при проверке учета расчетов с прочими дебиторами и кредиторами могут использоваться следующие способы получения доказательств:

§ Проверка арифметических расчетов аудируемого субъекта (пересчет);

§ Инспектирование;

§ Наблюдение;

§ Подтверждение;

§ Прослеживание;

§ Аналитические процедуры;

§ И другие

Непосредственную проверку аудитор начал с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счету 76.

При сверке, было выявлено, что сальдо счетов в балансе отражается развернуто. Так как в отчетном периоде на предприятии не создавался резерв по сомнительным долгам, то дебиторская задолженность, отраженная в балансе, не была уменьшена на сумму резерва.

Одновременно, на основе данных аналитического учета соответствующих счетов расчетов, в том числе счета 76, была проверена общая группировка дебиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную с выделением «просроченной», а из нее – длительностью свыше 3 месяцев и более чем 12 месяцев. Исходя из требований составления отчетности к долгосрочной на предприятии относится задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев, а не на дату заключения договора. По результатам проверки нарушений выявлено не было.

Для определения реальности задолженности аудитором был запрошен в бухгалтерии акт инвентаризации расчетов (в том числе и по счету 76.5.

При подтверждении сальдо по операциям расчетов с прочими дебиторами и кредиторами аудитор выяснил имеется ли наличие сомнительных долгов. В соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации № 34н (утв. приказом Минфина России от 29.07.98г.), сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Таких долгов у предприятия на момент аудиторской проверки выявлено не было.

В случае наличия сомнительных долгов на предприятии в соответствии со ст. 266 НК РФ предусмотрено образование резерва по сомнительным долгам.

В учетной политике предприятия отражено:

«Расходы на формирование резерва по сомнительным долгам включаются в состав внереализационных расходов равномерно в течение отчетного периода. При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 % от выручки отчетного (налогового) периода, исчисленной в соответствии с гл. 25 НК РФ. При формировании резерва в расчет принимается только дебиторская задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Аналитическим регистром налогового учета по учету резервов является «журнал проводок» по балансовому счету 63».

Используя процедуру прослеживания, аудитор выявил следующее нарушение:

В соответствии с Актом оказанных услуг «АиФ в Восточной Сибири» оказало ОАО «Машзавод» услугу по информационно-рекламному обслуживанию в газете. Был выделен НДС, счет-фактура прилагается (Приложение № 10). Был запрошен акт сверки взаимных расчетов .

В бухгалтерском учете бухгалтер ОАО «Машзавод» составил проводки:

В связи с выявленными нарушениями аудитором был составлен РДА № 6.