Значительную роль в процессе упорядочения документов в делопроизводстве играют перечни документов.

Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования НАФ, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение. Но назначение перечня выходит за указанные рамки.

Перечни являются справочными пособиями, в которых отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, их содержание и сроки хранения

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организа­ций. Такие перечни включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов деятельности и форм собственности.

В настоящее время в Республике Беларусь применяются два типовых перечня:

1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);

2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, де­лопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).

С принятием Перечня 2006 утратили свою силу положения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Однако типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

При определении сроков хранения документов организаций, прежде всего, пользуются ведомственными перечнями, а при его отсутствии - типовыми перечнями.

Нужно отметить, что необходимость подготовки ведомственных перечней закреплена на законодательном уровне. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373⁷ разработка и утверждение ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями совместно с республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Протоколом Республиканского совещания по проблемам развития архивного дела от 17.05.2002 № 05/82, утвержденного заместителем Премьер-министра Республики Беларусь, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям поручена поэтапная разработка ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также установлен срок окончания работ: разработка ведомственных перечней должна была быть закончена в 2005 году. В настоящее время в Республике Беларусь действуют ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения Министерства статистики и анализа, Министерства по чрезвычайным ситуациям, Министерства транспорта и коммуникаций, Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и др.

При разработке ведомственных перечней документов учитываются принципы организации системы управления в каждой конкретной отрасли, принимаются во внимание особенности документирования деятельности отрасли, создания и хранения документов. Вместе с тем при подготовке ведомственных перечней в них нахо­дят отражение общие положения типовых перечней документов с указанием сроков хранения.

Перечень документов с указанием сроков хранения — нормативный правовой акт Рес­публики Беларусь, нормы которого (сроки хранения документов) являются обязательными для исполнения (сроки хранения, закрепленные в ведомственных перечнях, являются обязательными для соблюдения в пределах отрасли).

Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнем, допускается в тех случаях, если это обусловлено спецификой их деятельности.

Кроме определения состава документов и унификации сроков их хранения, ведомственные перечни документов используются:

с целью научной систематизации документов по направлениям деятельности;

в практике работы ЭК организаций;

при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел..

Специалистам, перед которыми стоит задача отбора документов на постоянное хранение или уничтожение, необходимо знать, из каких разделов состоит перечень и как им пользоваться.

Перечни типовых документов со сроками хранения, как правило, составляют следующие разделы:

указания по применению перечня (положение о порядке применения);

тематические разделы;

указатель видов и названий документов.

В указаниях устанавливается круг организаций, на которые распространяется действие перечня, приводится структура перечня, порядок его применения, освещаются отдельные вопросы организации экспертизы ценности документов, особенности исчисления сроков хранения документов.

Перечни типовых документов построены по функциональному принципу и включают ряд разделов и глав.

Раздел I «Организация систем управления» содержит информацию об основных типовых документах (с указанием сроков их хранения) по управленческой деятельности, отражающих процесс принятия руководящих решений, контроля за их исполнением, планирования и отчетности. Если документы одного вида указаны как в разделе I, так и в каком-либо из других разделов (П-V1), необходимо руководствоваться сроками хранения, указанными в разделах II-VI.

В разделе II «Ценообразование» описана документация по ценообразованию.

Раздел III «Финансы» посвящен вопросам финансирования, кредитования, организации наличного денежного обращения, кассовой работы, проведения операций с ценными бумагами, драгоценными металлами, бухгалтерского учета и отчетности, налогообложения, контрольно-ревизионной работы, аудита и инвестиционной деятельности.

В разделе IV «Страхование» представлена информация о страховании.

В разделе V «Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности» рассмотрены вопросы регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности, государственной поддержки предпринимательства, управления имуществом, приватизации, аренды и залога недвижимости, проведения аукционов и конкурсов по продаже недвижимости.

В разделе VI «Внешнеэкономическая деятельность» представлена информация об организационной и протокольно-кадровой работе, проведения переговоров, заключения и выполнения внешнеэкономических договоров, о деятельности иностранных предприятий, об участии в работе международных внешнеэкономических организаций  и внешнеторговой деятельности.

Информация, содержащаяся в перечнях, систематизирована внутри разделов в соответствии со значимостью видов документов и вопросов, призванных найти в них отражение. Подобная организация перечней позволяет более эффективно и оперативно осуществлять поиск необходимых видов документов и сроков и хранения.

В перечни типовых документов включены следующие графы:

1 - «Номер статьи»

2 - «Вид и название документа»

3, 4 - «Срок хранения документов»

5 - «Примечание»

Статьей перечня является порядковый номер каждого вида документа, включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий имеют порядковый номер 10, то этот номер и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку при определении срока хранения этого вида документа («Положения о структурных подразделениях предприятия» - 3 года, ст. 10). Статьям в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения присвоена единая сквозная нумерация.

Перечень-2001 несколько отличается от Перечня-1988 не только изменением сроков хранения некоторых документов в сторону увеличения, но и порядком систематизации статей и видов документов. В частности, вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав, введено цифровое. Ранее по Перечню-1988 сроки хранения приказов определялись по ст. 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:

а) по основной деятельности;

б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;

в) о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;

г) по административно-хозяйственным вопросам.

В Перечне-2001 буквенная нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех же приказов определяются по ст. 16, которая делится на подпункты:

16.1 по основной деятельности;

16.2 по административно-хозяйственным вопросам;

16.3 о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных командировок;

16.4 о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках.

Таким же образом должны указываться и номера статей в соответствующих графах номенклатур дел и описей дел, составляемых в организации.

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения

В графе 2 содержатся статьи, в которых представлены указания на виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу с одинаковым сроком хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в статью

В графах 3-4 Перечней 2001 и 2006 указаны сроки хранения документов:

в графе 3 — в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных архивов.

К таковым относятся:

органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы;

негосударственные организации и предприятия.

Источники формирования государственных архивов и формы приема документов определяются органами и учреждениями государственной архивной службы;

В графе 4 — в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.

В графе 5 «Примечание» оговариваются особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.

Отметка «ЭПК», поставленная в перечне к срокам хранения конкретных видов документе, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному (государственному) хранению.

Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов устанавливается самими организациями. При определении сроков хранения должны учитываться все примечания с уточнениями и пояснениями к статьям.

При установлении сроков хранения документов в Перечне-2001 учитывались и нормы Закона Республики Беларусь от 19 июля 2000 г. № 426-3 «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем». Это связано с осуществлением сделок и операций в иностранной валюте.

В указанном законе сказано:«Хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок».

В связи с этим ст. 240 Перечня-2001 для таких документов, как договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты установлен срок хранения 20 лет, но в то же время в графе «Примечание» имеется запись «После истечения срока действия договора». Например, такой договор был заключен в 2001 году, а срок его действия истекает в 2003 году. Следовательно, он может быть уничтожен лишь в 2024 году. Следует обратить особое внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным законом в организациях для многих документов по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения или «постоянно» или «свыше 10 лет» (10 лет; 15 лет).

На основании ст. 253 Перечня-2001 для кассовых и внебалансовых приходных и расходных ордеров с документами к ним по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения 15 лет; для мемориальных и кассовых документов по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки) в соответствии со ст. 499 Перечня-2001 установлен срок хранения 10 лет (после за­крытия счета).

4 января 2000 г. вступил в силу Закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь», который внес дополнения в ст. 8 Закона Республики Беларусь от 20 декабря 1991 г. «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь».

Эти изменения и дополнения касались соблюдения сроков хранения документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов. Подпунктом «б» п. 1 ст. 8 Закона Республики Беларусь «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь» установлено, что в организациях документы, отражающие финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов, должны храниться в течение 10 лет или же в течение 3 лет после проверки правильности исчислений, полноты и своевременности уплаты налогов. В связи с этим в графу 5 Перечня-2001 «Примечание» внесена запись: «После проведения налоговой проверки».

В ст. 504 Перечня-2001 для кассовых журналов по приходу и расходу установлен срок хранения 3 года. Для описей инвентаризации предметов хозяйственного инвентаря, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и хозяйственных материалов ст. 507 этого же перечня также установлен срок хранения 3 года, но при этом в графе «Примечание» имеется запись «После проведения налоговой проверки». Каким образом в таком случае устанавливается срок хранения этой категории документов?

Если эти документы были сформированы дела в соответствии с номенклатурой дел организации в 2000 году, то срок хранения этих документов, установленный Перечнем, составлял бы 3 года. Эти дела могли бы уничтожаться в организации уже 1 января 2004 года. Но проверка налоговыми органами осуществлялась в 2002 году. Следовательно, эти дела можно будет уничтожать лишь после 1 января 2006 года (т.е. срок хранения исчисляется уже с. 2003 года).

При отборе документов этой категории на уничтожение следует обратить внимание и на такой момент. По отдельным документам необходимо соблюдение не только условия налоговых органов («В течение трех лет после проверки правильности исчисления полноты и своевременности уплаты налогов»), но и установленного Перечнем - 2001 дополнения: «При условии завершения ревизии». Это означает, что организации неправомочны, уничтожать документы по истечении 3 лет после проверки налоговыми органами, если ведомственными, вышестоящими органами не были проведены ревизии. Так, первичные документы, которыми оформляется совершение хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) на основании ст. 462 Перечня-2001 хранятся 3 года. Но при этом в графе 5 имеются записи «После проведения налоговой проверки», «При условии завершения ревизии».

В соответствии со ст. 516 Перечня-2001 образцы подписей материально ответственных лиц хранятся не только 3 года после проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии, но и 3 года после увольнения этих лиц.

Статьи перечней типовых документов имеют валовую нумерацию, поэтому, чтобы найти нужный срок хранения для соответствующих видов документов, необходимо обратиться к указателю видов и названий документов.

Использование указателя позволит ускорить поиск того или иного вида или названия документа с указанием сроков хранения, существенно облегчит пользование перечнями в практической работе.

УКАЗАТЕЛЬ ВИДОВ И НАЗВАНИЙ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕЧНЮ-2001

Перечни

Перечни вопросов, выносимых для обсуждения

на официальных встречах (переговорах) 956

Перечни договоров по экспорту товаров 1028

Перечни инвестиционных проектов

с участием иностранного капитала 646

Ведомственные перечни документов должны отражать все функции, свойственные данной отрасли, и классификацию видов документов, отражающих эти функции и сроки их хранения для всех звеньев служебной иерархии органов управления (в зависимости от масштаба деятельности и наличия подведомственного аппарата).

Структура ведомственных перечней представлена классификационной схемой, в которой разделы расположены, как правило, по функционально-иерархическому принципу: руководство, планирование, финансирование, отраслевые рубрики, вопросы административно-хозяйственного обслуживания и др.

При работе с ведомственным перечнем документов, прежде всего, необходимо найти звено, к которому относится данная организация, затем раздел, заголовок дела и номер статьи.

Перечни документов — это своего рода справочники, в которых перечислены наименования категорий документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и установлены сроки их хранения.

Использование перечней документов при определении сроков хранения позволяет не только улучшить качество формирования документов в дела (являясь методическим пособием при определении научной и практической ценности документов), но и обеспечить сохранность наиболее ценных документов, предотвратить поступление на государственное хранение малоценной документной информации.

Для оптимального отбора документов на хранение большое значение имеет четкое документирование управленческих функций, максимальная информационная емкость документов, а также их научная систематизация и рациональная организация на стадии делопроизводства.

В настоящее время с помощью средств ЭВТ ведутся справочные базы данных, составляются финансовые, бухгалтерские документы. Срок хранения подобных документов соответствует сроку хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях.