Основные понятия информационного обеспечения логистики

Логистическая информация — это целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия.

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.

Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах, или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Документ это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.

Виды документов:

· первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);

· вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

Документооборот:

· движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

· перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностьюпредприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа. Информационная готовность рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.[14. Технология, организация и управление грузовыми автомобильными перевозками. c. 121]

Основные задачи информационной системы:

· непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);

· непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;

· реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);

· обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;

· предоставление информации для стратегического планирования

· предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;

· обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;

· обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред приятия;

· обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;

· обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

При разработке информационных систем:

· особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;

· разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;

· устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;

· создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;

· системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.

Рекомендации при внедрении информационной системы:

· определиться с организационной структурой предприятия т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и

· разработать положение об организационной структуре предприятия;

· разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе разработать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;

· выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой);

· направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;

· разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;

· сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

Торговая и складская документация.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции представлены в приложении А.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

· заборный лист;

· расходная накладная и др. – приложение Е.

Транспортная документация представлена в приложении Ж.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок представлены в приложении М.