Будь-яка діяльність, у тому числі й виробнича, потребує затрат ресурсів. Затрати ресурсів підприємства у грошовому виразі для досягнення певної мети — це його витрати. Як відомо, витрати бувають інвестиційні (разові) і поточні. Інвестиційні витрати, чи просто інвестиції, спрямовуються на створення чи купівлю дохідних активів або соціальних благ.

Поточні виробничі та пов'язані з виробництвом витрати є циклічними або безперервними. Вони повторюються з кожним циклом виготовлення продукту (основні матеріали, технологічна енергія, зарплата виробничих робітників і тощо) або потрібні постійно для управління і підтримання виробничої системи в стані готовності (зарплата управлінського персоналу, орендна плата, амортизація основних засобів та ін.). Поточні витрати (далі — витрати) формують собівартість продукції і таким чином безпосередньо впливають на величину прибутку — головний показник діяльності підприємства. На рівні підрозділів внутрішньої кооперації, що є центрами витрат і не формують власного прибутку, витрати є основним показником ефективності їх діяльності (у зі ставленні з обсягом виготовленої продукції чи виконаної роботи).

Ураховуючи важливість рівня витрат для виробничої та іншої діяльності, їх формуванням слід управляти, у тому числі планувати за місцями, видами і носіями.

Планування витрат за місцями здійснюється для контролю за їх формуванням та для організації відповідальності за досягнутий рівень витрачання через порівняння фактичної і планової величин. Цей аспект планування витрат стосується безпосередньо підрозділів підприємства, які з точки зору центрального апарату управління підприємством є концентрованими місцями витрат і Центрами відповідальності за їх рівень.

Планування витрат за їх видами, тобто однорідними економічними елементами, показує ресурсний аспект витрат, що має важливе значення для аналізу собівартості продукції і виявлення резервів її зниження. До однорідних видів витрат (економічних елементів) належать матеріальні витрати, заробітна плата, відрахування на соціальні потреби, амортизаційні відрахування на відшкодування зносу основних засобів, амортизаційні відрахування на відшкодування зносу нематеріальних активів, інші витрати. Це загальна номенклатура елементів витрат, властива всім рівням управління на підприємстві. В окремих підрозділах у їх складі є певна специфіка. Так, у більшості підрозділів відсутній такий елемент, як амортизація нематеріальних активів, до складу витрат внутрішньокоопераційних виробничих підрозділів вводиться додатковий елемент — послуги власних підрозділів (ремонтного, інструментального, транспортного цехів тощо).

Планування витрат за носіями дає змогу визначити собівартість окремих видів продукції підрозділів, що є необхідною умовою організації внутрішньоекономічних відносин між ними, визначення рентабельності виробів підприємства й обґрунтування його цінової політики.

Дуже часто витрати допоміжного підрозділу розподіляються до іншого підрозділу за допомогою ставок віднесення витрат. У цьому випадку слід зосередити увагу на розподілі витрат одного підрозділу до іншого. Наприклад, відділ обробки даних може забезпечити даними інші кілька підрозділів компанії. Витрати на забезпечення роботи відділу обробки даних розподіляються між підрозділами-користувачими. [15;238]

Компанія «Hamilton and Barry» відкрила відділ ксерокопіювання, що повинен був обслуговувати три випускаючі підрозділи (департамент аудиту, податковий департамент та департамент управлінського консультування). Витрати відділу ксерокопіювання складають $26 190 постійних витрат (зарплата працівникам і оренда обладнання) і $0,023 на одну сторінку змінних витрат (папір і тонер). [20;86] Оціночні показники споживання послуг з ксерокопіювання (кількість сторінок) трьома випускаючими департаментами:

Департамент аудиту 945 000

Департамент податків 67 500

Департамент консультацій 108 000

Всього: 270 000

При використанні єдиної ставки віднесення витрат постійні витрати, $26 190, об'єднуються з оціночною сумою змінних витрат, $6210 (270 000 х $0,023). Загальна сума витрат, $32 400, ділиться на оціночну кількість копій, 270 000, що дає ставку в розмірі $0,12 на сторінку. Сума, що відноситься на випускаючі підрозділи, — це просто функція кількості копійованих сторінок. Припустимо, що фактичні показники становлять 92 000 сторінок для відділу аудиту, 65 000 для відділу податків і 115 000 для відділу консультацій. Загальна сума віднесених витрат відділу копіювання буде такою:

Зверніть увагу, що використання єдиної ставки призводить до ситуації, коли постійні витрати сприймаються так, немов вони змінні. Насправді по відношенню до випускаючого підрозділу витрати на копіювання чітко змінні. Чи насправді відділу копіювання було потрібно $32 640 для копіювання 272 000 сторінок? Ні, йому було потрібно лише $32 446 [$26 190 + (272 000 х $0,023)]. Додаткова сума віднесених витрат — це результат того, що до постійних витрат ми ставились як до змінних.

Зверніть увагу на те, що відділ копіювання нарахував би менше за суму необхідних витрат, якщо фактична кількість надрукованих сторінок була б меншою за бюджетну. Ви можете визначити загальний показник нарахованих витрат за 268 000 сторінок ($0,12 х 268 000 = $32160) і порівняти його з показником понесених витрат $32 356 [$26 190 + ($0,023 х 268 000)].