Впровадження СУЯ передбачає дотримання всіма виконавцями тих вимог, які встановлені в розробленій документації.

Дуже важливо, щоб ще на етапі опису процесів та розроблення документації (до її затвердження) всі зацікавлені особи були ознайомлені з основними вимогами документації СУЯ, у т.ч. формами протоколів, процедурами прийняття рішень, періодичності звітності, критеріями оцінювання результативності процесів.

Для кожного документа СУЯ (настанови з якості, методики, інструкції тощо) необхідно встановити всіх користувачів, щоб визначити необхідну кількість примірників. Рекомендується, щоб у кожному підрозділі, де є користувачі документа, був хоча б один примірник цього документа [6].

У межах структурного підрозділу відповідальність за доведення вимог СУЯ до відома персоналу покладається на керівника цього підрозділу.

Можна вважати практично доцільним маркування (наприклад за допомогою кольорових маркерів) в наданому структурному підрозділу примірнику тих положень документа, які стосуються тільки посадових осіб цього підрозділу. Такий технічний прийом полегшує ознайомлення персоналу з вимогами документа, а також подальший контроль за їх виконанням.

Внутрішній аудит системи управління якістю

На етапі впровадження СУЯ внутрішній аудит проводять з метою отримання об’єктивних доказів щодо дотримання всіх вимог, встановлених в документації СУЯ.

Нижче наведено рекомендації, які проілюстровані на прикладі двох процесів: “Управління документацією” і “Управління невідповідною продукцією” [7].

Планування проведення внутрішнього аудиту

Найбільш прийнятним та розповсюдженим є планування за структурними підрозділами з тим, щоб під час одного аудиту в одному підрозділі перевірити функціонування всіх процесів, які стосуються діяльності цього підрозділу. Під час планування треба враховувати особливості перевірки певного процесу.

Об’єктами перевірки процесу “Управління документацією” є:

- протоколи – журнали, у яких реєструються дані щодо розповсюдження документації (реєстрація, видача, вилучення документації щодо), протоколи змін до документації;

- документи - зовнішні нормативні документи, внутрішні документи СУЯ, посадові інструкції та інші документи СУЯ.

Цей процес розповсюджується на всі підрозділи, охоплені СУЯ. Під час планування враховують те, що цю діяльність перевіряють в кожному підрозділі, але об’єкти перевірки будуть відрізнятись. Наприклад, для відділу стандартизації об’єктами перевірки можуть бути протоколи і контрольні примірники документів, для виробничого підрозділу – копії документів[3].

Об’єктами перевірки процесу “Управління невідповідною продукцією” є:

- продукція, визнана невідповідною за результатами контролю;

- супровідна документація, яка ведеться під час виготовлення продукції;

- протоколи, у яких реєструються результати контролю і подальші рішення поводження з невідповідною продукцією.

У цьому процесі поєднані матеріальний та інформаційний потоки.

Ці потоки є залежними (наприклад, невідповідна продукція “очікує” поки буде прийняте рішення щодо подальших дій з нею) і під час перевірки бажано відстежити послідовність і правильність виконання дій шляхом співставлення інформації в протоколах, з даними в супровідній документації, а також з діями щодо невідповідної продукції, які стосуються належної ідентифікації продукції, відповідності її руху прийнятим рішенням.

Бажано спланувати проведення аудиту одночасно у тих підрозділах, у межах яких виконується цей процес (наприклад, у виробничому підрозділі і відділі технічного контролю)[8].