Форма бухгалтерського обліку представляє собою певну систему регістрів бухгалтерського обліку, порядку і засобів реєстрації і узагальнення інформації в них. Вибір форми бухгалтерського обліку є одним із заходів по організації бухгалтерського обліку і відноситься до компетенції підприємства.

Підприємства, що відносяться до суб'єктів малого підприємництва, самостійно вибирають форму бухгалтерського обліку і систему рахунків. Форма бухгалтерського обліку – це взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку і певні способи облікових записів, що дозволяють узагальнювати інформацію і складати звітність. Методичними рекомендаціями із застосування регістрів бухгалтерського обліку передбачене використання наступних форм бухгалтерського обліку:

1. Проста форма обліку, що передбачає використання спрощеного плану рахунків, журналу обліку господарських операцій і відомості 3-М, у якій відображається облік розрахунків з дебіторами і кредиторами, розрахунків по податках і по оплаті праці малими підприємствами з незначним документообігом і нематеріалоємними операціями.

2. Спрощена форма обліку, що передбачає узагальнення інформації про господарські операції у відомостях 1-М – з обліку коштів, 2-М – з обліку запасів, 3-М – з обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами, розрахунків по податках і по оплаті праці, 4-М – з обліку необоротних активів, 5-М – з обліку витрат, доходів, фінансових результатів і власного капіталу, а також оборотно-сальдової відомості.

3. Меморіальна форма обліку, що передбачає застосування книжкових і карткових облікових регістрів, відомостей синтетичного й аналітичного обліку, меморіальних ордерів.

4. Журнальна форма обліку, що передбачає накопичування і систематизацію даних первинних документів безпосередньо в регістрах синтетичного й аналітичного обліку і застосування журналів-ордерів, що ведуться по кредиту синтетичних і дебету кореспондуючих рахунків з перенесенням підсумків у Головну книгу для узагальнення даних журналів.

5. Автоматизована форма обліку, які передбачає використання програмних продуктів, що дозволяють автоматично і безупинно виконувати обліково-обчислювальні роботи, накопичувати інформацію про здійснення господарських операцій, формувати допоміжні документи і звітність по синтетичному обліку.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" не існує конкретних вимог щодо системи регістрів обліку, які повинні вестися на підприємстві, але визначені загальні принципи формування регістрів бухгалтерського обліку:

інформація, яка міститься в первинних документах повинна систематизуватися на рахунках і в регістрах синтетичного й аналітичного обліку;

регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій і підписи осіб, що їх склали;

господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.

На виконання Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів, Міністерство фінансів України розробило і запропонувало для використання суб’єктам малого підприємництва регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств, а також рекомендації по їх заповненню.

Форма даних регістрів, а також методичні рекомендації по їх застосуванню затверджені наказом № 422.

Так як наказ № 422 має рекомендований характер, то підприємство самостійно вибирає найбільш принадну форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів бухгалтерського обліку.

Застосування даних регістрів можливо лише у випадку, коли мале підприємство використовує спрощений План рахунків. У цьому зв'язку підприємства, які використовують загальний План рахунків, не можуть застосовувати регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств, затверджені наказом № 422.

Закон "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" не встановлює вимог відносно складу (системи) регістрів, які повинні вестися на підприємстві. Рішення даного питання відноситься до компетенції самого підприємства. При цьому вибір форми бухгалтерського обліку відноситься до заходів по організації бухгалтерського обліку на підприємстві.

При використанні механізованої або автоматизованої форми бухгалтерського обліку важливою умовою є дотримання єдиних засад, встановлених Законом "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

9.2. Загальний та спрощений план рахунків

У бухгалтерському обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах про фінансово господарську діяльність для суб'єктів підприємницької діяльності - юридичних осіб, визнаних відповідно до діючого законодавства суб'єктами малого підприємництва і складаючих фінансову звітність відповідно до норм Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва" (далі - П(С)БО 25) затверджений План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, так званий спрощений План рахунків.

Спрощений план рахунків носить рекомендаційний характер. Тому питання, який саме План рахунків застосовувати (спрощений або загальний План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій), суб'єкти малого підприємництва вирішують самостійно. Однак саме застосування спрощеного Плану рахунків є підставою для застосування на сьогоднішній день регістрів бухгалтерського обліку для малих підприємств.

На відміну від загального Плану рахунків, у спрощеному Плані рахунків передбачені тільки синтетичні рахунки, кількість яких дорівнює 25. При цьому облік і узагальнення інформації про забалансові активи і зобов'язання ведеться підприємствами з використанням забалансових рахунків класу 0 "Забалансові рахунки", передбачених загальним Планом рахунків.

Якщо існує потреба деталізації обліково-економічної інформації до синтетичних рахунків спрощеного Плану рахунків підприємством вводяться субрахунки виходячи із призначення рахунків, потреб управління підприємством, використання назв рахунків і субрахунків загального Плану рахунків.

Основні відмінності спрощеного Плану рахунків:

рахунки спрощеного Плану застосовуються, як правило, для обліку і узагальнення інформації про групи активів, капіталу і зобов'язань;

назви рахунків спрощеного Плану збігаються з назвами аналогічних рахунків загального Плану рахунків, за винятком рахунків 40,70 і 84, які в спрощеному Плані рахунків відповідно мають наступні назви:

рахунок 40 "Власний капітал", рахунок 70 "Доходи" і рахунок 84 "Витрати операційної діяльності";

у спрощеному Плані рахунків немає окремого синтетичного рахунку для обліку товарів. Так, облік товарів, транспортно - заготівельних витрат і торговельної націнки ведеться на рахунку 26 "Готова продукція" спрощеного Плану рахунків. Цей рахунок також призначений і для обліку готової продукції;

спрощений План рахунків не містить рахунків класу 9 "Витрати діяльності".

В табл. 9.1. представлено узгодження рахунків загального і спрощеного плану рахунків бухгалтерського обліку.

З метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що вимагають деталізації доходів і витрат необхідно відкрити ряд субрахунків: до рахунку 40 "Власний капітал" – Статутний капітал; Додатковий капітал; Резервний капітал; Неоплачений капітал.

Для забезпечення необхідної інформації про доходи і витрати в розрізі показників звіту про фінансові результати (форма № 2 - М) деталізації вимагають також рахунки 70 "Доходи", 84 "Витрати операційної діяльності" і 85 "Інші витрати".

Таблиця 9.1

Відповідність рахунків спрощеного та загального плану рахунків

На рахунку 70 варто відкрити субрахунки "Доходи від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)", "Інші операційні доходи" і "Інші надзвичайні доходи"; на рахунку 84 для відображення елементів витрат варто відкрити субрахунки по елементах ("Матеріальні витрати", "Витрати на оплату праці", "Відрахування на соціальні заходи", "Амортизація", і "Інші операційні витрати"); на рахунку 85 - субрахунки для обліку інших звичайних і надзвичайних витрат.