PIR печатается на компьютере английскими буквами в четырех экземплярах и обязательно подписывается сотрудниками группы розыска багажа, пассажиром и представителем ответственного перевозчика.

Первый экземпляр PIR вручается пассажиру, принимая от него идентификационную часть бирки и, если возможно, пассажирский билет.

Второй экземпляр PIR передается представительству эксплуатирующего перевозчика, а в случае его отсутствия - высылается служебной почтой.

Третий и четвертый экземпляр PIR приобщается к переписке обслуживающего перевозчика.

Если для дальнейшей работы в связи с установлением ответственности и размера убытков будут необходимы дополнительные экземпляры, то обслуживающий перевозчик обязан сделать соответствующее количество копий и передать их заинтересованной авиакомпании.

Точное заполнение граф бланка PIR является обязательным, так как эта информация попадает в международную поисковую систему.

При оформлении PIR применяется следующий порядок (пример PIR при утрате багажа приведен в приложении). В верхней графе "АДРЕС" вписываются телеграфные адреса служб розыска "LL" аэропортов отправления, трансфера, пунктов посадки самолета как первоначального, так и стыковочных рейсов, которыми пользовался пассажир.

В той же графе вписывается трехбуквенный код ИАТА, который присвоен аэропорту, составляющему акт PIR и время направления сообщения.

В строке под номером 1 вписывается обозначение адреса службы розыска и реферативный номер.

В строке 2 вписывается полная фамилия пассажира одним неразрывным словом, без сокращений, инициалы отделяются от фамилии наклонной чертой.

Если инициалы неизвестны, то ставится "MR" для мужчин, "MRS" -для женщин. Если неизвестна фамилия, ставится "NIL".

В строке 3 вписывается маршрут следования пассажира согласно пассажирскому билету - номер рейса, дата и полный маршрут. Если таких сведений нет, ставится "NIL". Указывается также место, где багаж видели в последний раз.

В строке 4 вписывается маршрут следования багажа, если он отличается от маршрута следования пассажира. Если он такой же, как у пассажира, ставится "NIL".

В строке 5 вписывается серийный номер багажной бирки - двухбуквенный код авиакомпании и последние 4 цифры номера, а также пункт назначения багажа. Если они неизвестный, ставится "NIL".

В строке 6 вписывается тип(ы) багажа и кодовое обозначение цвета в соответствии с картой опознания багажа.

В строке 7 вписывается фабричная марка багажа. Если она неизвестна, ставится "NIL".

В 8 строке в случае утраченного багажа перечисляется, как можно подробнее, содержимое багажа, используя при этом типовой "Перечень характерных предметов содержимого багажа". В случае повреждения багажа указывается характер повреждения.

В строке 9 указывается любая другая имеющаяся информация: именные бирки, счета гостиниц, наклейки фирм, компаний, писем и т.п., а также инструкция, куда направить багаж.

В следующей строке (без номера) указывается масса багажа. Если массу невозможно узнать из пассажирского билета, следует попросить пассажира указать ее приблизительно.

Заполнение других граф используется для указания дополнительной информации, которая служит для связи с пассажиром. PIR подписывается представителем авиакомпании и пассажиром.

После заполнения PIR, в случае неполучения или утраты багажа, пассажиру, во многих авиакомпаниях, выдается комплект предметов первой необходимости или выплачивается аванс на их покупку, об этом делается запись во всех экземплярах PIR и пассажир под ней ставит подпись.

Если багаж не был найден, то при выплате пассажиру денежного возмещения, стоимость предметов первой необходимости - вычитается.

После составления PIR, эксплуатирующий перевозчик в качестве обслуживающего агента другого эксплуатирующего перевозчика, незамедлительно приступает к розыску, применяя международную систему розыска багажа.