Подотчетными суммами называются денежные авансы, вы­даваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйст­венные нужды и командировочные расходы.

Полученные деньги разрешается рас­ходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Повторная выдача сумм под отчет возможна только при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет на командировочные расходы, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных расходов, расходов по найму жилого помещения и дру­гих расходов.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны предста­вить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (проездной билет, счет, кви­танции гостиниц, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии). Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок, уста­новленный руководителем организации:

не более трех рабочих дней - на расходы, производимые в мес­те нахождения организации;

не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне мес­та расположения организации;

до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины.

Список работников, имеющих право получать деньги под от­чет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководи­теля организации в начале года.

Отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы аванса возвращены в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и утвер­ждаются руководителем организации.

В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произве­денные работником расходы: кассовые чеки с приложенными ко­пиями товарных чеков, квитанции к приходным кассовым орде­рам, квитанции и др.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отража­ется бухгалтерской записью:

Д 71 – К 50 - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации

Д 71 – К 51 - при получении   де­нежных средств подотчетным лицом с карт-счета

Израсходованные подотчетными лицами суммы списывают­ся бухгалтерскими записями:

Д 08, 20, 26, 15 – К 71 - на сум­му командировочных расходов, утвержденную руководителем ор­ганизации в зависимости от назначения произведенных расходов.

Товарно-материальные ценности, приобретенные за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы, приходуются бух­галтерской записью:

Д 08, 10, 41, 50/3 – К 71 – на сумму без НДС

Д 18 К 71 – на сумму НДС.     

Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы, отражается записью:

Д 20, 26, 91/2 – К 71 - на сумму опла­ченных работ без НДС

Д 18 К 71 – на сумму НДС.     

Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетны­ми лицами в кассу организации или удерживаются из заработной платы, что в бухгалтерии отражается записью: Д 50, 70 – К 71.

Остатки неиспользованных подотчетных сумм, не возвра­щенные подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы, списываются бухгалтерской записью: Д 94 – К 71.

"Расчеты с персоналом по прочим операциям". Для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, предназначен счет 73.

К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты по возмещению ущерба".

На субсчете 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" учитываются расчеты с работниками по предоставленным им займам.

Суммы предоставленных работникам займов отражаются по дебету субсчета 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" и кредиту счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и других счетов.

Поступившие от работников-заемщиков платежи отражаются по дебету счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту субсчета 73-1 "Расчеты по предоставленным займам".

На субсчете 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба" учитываются расчеты по возмещению ущерба, причиненного работниками в результате недостач имущества, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

Подлежащие взысканию с виновных лиц суммы по возмещению причиненного ими ущерба за недостающее имущество отражаются по дебету субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба" и кредиту счетов 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности", 91 "Прочие доходы и расходы", 94 "Недостачи и потери от порчи имущества".

Подлежащие взысканию с виновных лиц суммы потерь от брака отражаются по дебету субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба" и кредиту счета 28 "Брак в производстве".

Внесение виновными лицами денежных средств в погашение задолженности отражается по дебету счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и кредиту субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба". Удержание сумм из заработной платы виновных лиц в погашение задолженности отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению ущерба".

Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику.