Подотчетные лица – работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»).

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов через автозаправочные станции, на оплату мелкого ремонта, услуг и т. п.)

Порядок выдачи наличных денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Запрещается:

- выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

- передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Подотчетное лицо на суммы расходов предоставляет оправдательный документ – авансовый отчет (форма № АО-1), к нему прикладываются товарные и кассовые чеки, квитанции и т. д.

Сроки сдачи авансовых отчетов устанавливаются приказом руководителя организации. По суммам, полученным на командировочные расходы, установленный срок сдачи отчетов составляет три дня (по командировкам в пределах территории РФ и по загранкомандировкам).

Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

Невозвращенные своевременно подотчетные суммы квалифицируются как дебиторская задолженность, подлежащая бесспорному взысканию.

Перед отъездом в командировку работнику выдается аванс. На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы (расчета), составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому её можно разработать самостоятельно.

Аванс можно:

- выдать наличными из кассы организации на основании расходного кассового ордера (ф. №КО-2). Для этого работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

- перечислить на банковскую карточку работника. Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы следует предусмотреть в локальном нормативном документе, например, в Положении о служебных командировках.

Организация может оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае выдавать работнику аванс для оплаты этих расходов не нужно.

При оформлении работника в служебную командировку необходимо:

1. Оформить приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), при направлении группы работников – приказ (распоряжение) (форма № Т-9а).

В приказе необходимо указать наименование работодателя, ФИО и должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, место, а также срок и цель командировки, основание издания приказа. Подписывает приказ руководитель организации. С данным приказом рекомендуется ознакомить работника под подпись.

2. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки.

После возвращения из командировки в течение трёх рабочих дней работник должен заполнить и представить Авансовый отчет (ф. №АО-1), к которому должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы (проездные билеты, квитанции, бланки строгой отчетности, товарные и кассовые чеки и т.д.). Документы необходимо пронумеровать в порядке, соответствующем записям в отчете.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются:

- расходы по найму жилого помещения;

- проезд к месту командировки и обратно;

- суточные.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются в сумме фактически произведенных, документально подтвержденных затрат. Предельный размер данных расходов, по которым отсутствуют документы, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок – до 2500 руб.).

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:

- стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

- оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;

- расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути. Количество дней, за которые выплачиваются суточные, определяются:

- при проезде к месту командировки на личном транспорте – по служебной записке, которую должен представить работник по возвращении из командировки. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использования личного транспорта в служебных целях (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки);

- в иных случаях – по проездным документам.

В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, указанным в локальном нормативном акте организации. Предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, составляет до 700 руб. за каждый день командировки (для загранкомандировок – до 2500 руб.).

Если, по итогам проверки представленных работником подтверждающих документов выясниться, что израсходована большая сумма, чем было выдано работнику, ему должен быть возвращен перерасход. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу организации. Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный учетной политикой организации, организация праве удержать эту сумму из заработной платы работника.

Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные расходы и на командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – активно-пассивный (чаще активный) счет.

Начальное сальдо (по дебету) – задолженность работника по подотчетным суммам на начало отчетного периода;

Дебетовый оборот – выдача денежных средств под отчет;

Кредитовый оборот – суммы затрат, приобретенных ценностей и возврат подотчетных сумм;

Конечное сальдо (по дебету) – задолженность работника по подотчетным суммам на конец отчетного периода.

Регистром синтетического и аналитического учета (учет совмещен) при журнально-ордерной форме учета является журнал-ордер №7, аналитические счета открываются на каждое подотчетное лицо отдельной строкой.

При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С:Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 71 (Главная книга), анализ счета 71, журнал-ордер по счету 71, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, анализ счета 71 по субконто, обороты между субконто, карточка счета 71, карточка счета 71 по субконто и др.

Отражение хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета:

Дт 71 Кт 50, 51 – денежные средства выданы под отчет;

Дт 07, 08, 10, 15, 41… Кт 71 – оприходованы ценности, приобретенные подотчетными лицами;

Дт 20, 23, 25, 26… Кт 71 – оплачены подотчетными лицами расходы на хозяйственные нужды и командировочные расходы;

Дт 19 Кт 71 – начислен НДС по приобретенным ценностям и суммам расходов;

Дт 50, 51 Кт 71 – неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет, возвращены в кассу, на расчетный счет;

Дт 94 Кт 71 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дт 70 Кт 94 – невозвращенная подотчетная сумма удержана из заработной платы работника.

Если невозвращенная подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы, то она относится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», в этом случае это организация открывает отдельный субсчет «Расчеты по подотчетным суммам»:

Дт 73 Кт 94 – невозвращенная подотчетная сумма относится на расчеты с работником организации.