Документы, схожие с трудовыми книжками, существуют в практике оформлен отношений работодателя с наемным работником в других странах. Так, аналогом российских трудовых книжек на предприятиях Германии являются трудовые свидетельства (ТС). Оформляются ТС на листе бумаги формата А4. Количество свидетельств у работника соответствует числу предыдущих мест его работы. Работодателю он предъявляются в несброшюрованном виде, поэтому собственно «книжкой» не являются. К трудовым свидетельствам относятся серьезно, так как они подтверждаю целый набор профессиональных и личностных качеств кандидата, составляющих суть пригодности к тому или иному рабочему месту. Ни одно предприятие Германии не принимает на работу нового сотрудника без тщательного ознакомления с его свидетельствами. Каждый кандидат представляет в обязательном порядке два документа: об образовании и ТС — последнее в виде копии.

Право на выдачу ТС имеет работодатель. Свидетельства, выданные до прекращения трудовых отношений, называются предварительными (промежуточными). После увольнения сотрудника информация в предварительном свидетельстве может быть уточнена или изменена. Подписывает ТС один из руководителей предприятия.

Свидетельства бывают простые и квалификационные. Простое ТС содержит информацию о личности работника, виде и продолжительности его занятости. По желанию работника в ТС могут вноситься сведения об основаниях прекращения трудовых отношений. Квалификационное ТС отличается от простого глубиной служебного описания и содержит дополнительную оценку достижений работника и удовлетворенности его трудом со стороны руководства. Однако есть и другая сторона: фактические данные, положенные в основу простого ТС (выполнение профессиональных заданий, продолжительность деятельности, изменения в степени доверия к работнику и его надежности), краткость комментариев и лаконичность содержания делают его по отношению к развернутому квалификационному ТС более объективным.

Важность ТС обусловлена тем, что в них более обоснованы, чем, например, в личных заявлениях кандидата о найме, сведения о его опыте, трудовых качествах и профессиональных способностях. В то же время можно допустить, что составители способны отражать в них личное отношение (антипатия, симпатия, ошибочное мнение и т.п.). Практика работы с ТС сформировала систему подходов к их анализу и оценке как работниками кадровых служб, так и непосредственно руководителями отделов с вакансиями.

Типичная структура квалификационных ТС включает пять элементов:

1)    продолжительность занятости на предприятии;

2)    содержание деятельности;

3)    оценка достижений:

4)    оценка поведения (по отношению к руководству, сотрудникам);

5)    основание и срочность увольнения.

При наличии у работника нескольких ТС они анализируются экспертом, который должен найти ответ на многочисленные вопросы. Например, можно ли говорить о профессиональном прогрессе руководства? Короткими или длинными были интервалы занятости в каждой последующей должности? Было ли это следствием признания качества и ответственности выполняемой предыдущей работы со стороны руководства? Если по свидетельствам прослеживаются большие временные разрывы в занятости, это означает, что профессиональные качества потенциального сотрудника нестабильны. При анализе ТС обращается внимание на формулировки. Слова «пытался», «пробовал», «от случая к случаю» намекают на слабые достижения и успехи кандидата. В последнем абзаце ТС приводятся основания расторжения трудовых отношений. Все возникающие вопросы по результатам анализа ТС следует задать во время собеседования с кандидатом.

Согласно действующему в Германии с 1963 г. положению, устанавливающему требования к информации свидетельств, формулировки в ТС должны быть «разумно благосклонны по отношению к работнику и не затруднять ему в дальнейшем достижения успеха и получения средств к существованию». Такое сужение свободы формулировок заставило руководителей предприятий и службы персонала заняться выработкой «косвенных выразителей», предназначенных для кодирования в документе неблагоприятных качеств и неблаговидных поступков кандидата. Приведем пример такого кодирования:

Квалификационные ТС в бесконтактном оценивании претендента могут играть как положительную, так и отрицательную роль, поскольку неизвестно, знаком ли кадровик с особым кодированием ТС или, например, не выдано ли положительное ТС непригодному сотруднику с целью мирного с ним расставания. Ряд предприятий в целях объективизации содержания ТС регулярно дополняют имеющуюся о работнике информацию «добавками достижений», которые вместе с уже зарегистрированными данными должны сформировать базу для оценки трех главных показателей: качества труда, количества труда, готовности к труду. Результаты оценки воплощаются в продвижении работника по пятибалльной шкале, которая имеет градации уровней от «сильно недостаточного» до «достаточного». Такая оценка достижений прижилась и хорошо себя зарекомендовала на крупных предприятиях Германии.

3.3.10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательна для организаций всех форм собственности.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С целью учета трудовых книжек в организациях ведутся:

а)    приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б)    книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения об операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, занимающимся оформлением приема и увольнения работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Приходно-расходная книга и книга учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого календарного месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.

За нарушение норм ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них работодатель может быть привлечен к административной ответственности.