Порядок прохождения документов внутри ИФНС № 30 закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес ИФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения. Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству ИФНС через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.

В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю.

При нарушении целостности упаковки работник, доставивший почту в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем  почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Вся корреспонденция, поступившая почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются только адресатом.

Работники отдела проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.

Все конверты, в которых поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данной корреспонденции;

- если в документе нет адреса отправителя и (или) соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на двадцать календарных дней;

- обязательно к обращениям и декларациям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения документа.

В программе «СЭД-регион», в базе данных «Канцелярия Экспедиция» создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий №» и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. Первичная обработка завершается регистрацией регистрационной карточки, то есть в соответствующих полях карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного документа, а так же на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе, проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер.

На письменных обращениях граждан, доставленных в приемную руководителя ИФНС № 30 лично, проставляется штамп «Получено».

Регистрация входящей корреспонденции производится в день поступления. Та корреспонденция, которая поступила в течение последних 30 мин. рабочего дня, регистрируется на следующий рабочий день.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по «СЭД-регион», имеет свои особенности и отличия.

По «СЭД-регион» поступают все официальные документы из ФНС России, Управлений и Межрегиональных инспекций, за исключением документов, которые подлежат отправке в бумажном виде. Вся корреспонденция передается в форме регистрационных карточек, которые поступают в базу данных «Канцелярия экспедиция». В поступивших карточках документов уже заполнены поля «От кого», «Исходящий №», «Дата исходящего», а также вложены электронные образы документов с ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

В общем отделе проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП «Disign», подлинность ЭЦП «Disign». В случае отсутствия ошибок, в поле «Кому» вносится наименование адресата и карточка документа регистрируется и автоматически пересылается в базу данных «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому». Одновременно в ФНС России и в Управления автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. При выявлении ошибок регистрационная карточка документа возвращается отправителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте, регламентируется Положением об обмене информацией, которое разрабатывается Управлением ФНС по РБ на основе соответствующих нормативных актов ФНС России. По электронной почте в ИФНС может поступать информация ФНС России, Управления, от органов местной исполнительной и муниципальной власти, налогоплательщиков.

При получении на официальный электронный почтовый ящик обращений налогоплательщиков оператор, осуществляющий прием, проверяет наличие в сообщении либо в файле обратного адреса. В случае отсутствия указанной информации, электронное сообщение не регистрируется, а заявителю направляется ответ о причинах отказа в приеме обращения.

В базе данных «Канцелярия экспедиция» программы «СЭД-регион» производится первичная обработка поступившей корреспонденции: создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий № » и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. В поле «Документ» помещается файл с корреспонденцией, поступившей по электронной почте.

Первичная обработка завершается регистрацией карточки: в соответствующих полях автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».

Факсограммы, поступившие в ИФНС по телекоммуникационных средствам связи, регистрации в «СЭД-регион» не подлежат.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В ИФНС контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами «СЭД-регион» на основе регистрационных данных, содержащихся в регистрационных карточках документов.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль Отдел сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- поступившие из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения – с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой, а также запросы судебных приставов – в 3-х дневный срок, с пометкой «Оперативно» - в 10-и дневный срок.

- все остальные документы исполняются в срок не более месяца со дня поступления документа в ИФНС.

При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя или его заместителя мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Продление срока осуществляется отделом при получении электронной копии служебной записки с резолюцией соответствующего должностного лица.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ передается исполнителю. При этом сотрудником отдела, ответственным за контроль, может быть проведена проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются в регистрационной карточке.

Документ считается исполненным и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в регистрационной карточке «СЭД-регион».

Рассмотрим процедуру работы с входящей документации на примере личного письменного обращения налогоплательщика о получении в налоговой инспекции справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право получать по месту своего учета бесплатную информацию:

- о действующих налогах и сборах;

- о законодательстве по налогам и сборам и принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах;

- о порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;

- о правах и обязанностях налогоплательщиков;

- о полномочиях налоговых органов и их должностных лиц.

Также налогоплательщики вправе получать формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснения о порядке их заполнения.

В свою очередь, налоговые органы согласно ст. 32 НК РФ, обязаны в соответствии с запросом налогоплательщиков предоставлять государственную услугу по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме).

Порядок получения в ИФНС справки о состоянии расчетов регулируется Административным регламентом ФНС по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения (далее - Регламент). Данный документ разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, создания комфортных условий для налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов. Он определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ФНС, ее территориальных органов и их должностных лиц.

Порядку получения справки посвящен разд.16 «Последовательность действий должностных лиц налоговых органов при индивидуальном информировании налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам» Регламента.

Основанием для составления налоговым органом справки о состоянии расчетов является письменный запрос налогоплательщика (или его представителя) в инспекцию ФНС.

Форма запроса не регламентирована и может быть составлена налогоплательщиком в произвольной форме. Однако во избежание недоразумений и проблем целесообразно воспользоваться формой запроса, которая приведена в приложении 7 к Регламенту (рис.3). В запросе могут быть указаны способ получения (лично или почтовым отправлением) справки о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам и дата, по состоянию на которую она представляется. В случае если в запросе не отражен способ получения справки, оформленная справка направляется налогоплательщику (или его представителю) заказным почтовым отправлением. Если в запросе отсутствует дата, по состоянию на которую формируется указанная справка, она составляется на дату регистрации запроса в инспекции ФНС.

Несмотря на то, что запрос может быть составлен в произвольной форме, установлен перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем, иначе возможен отказ в получении справки. Эти реквизиты позволяют четко идентифицировать налогоплательщика, представившего запрос: полное наименование организации (ФИО физического лица), ИНН (только для организаций), подпись руководителя организации (физического лица), печать организации. Наличие данных реквизитов необходимо, если запрос представлен на бумажном носителе не на бланке организации.

Рис.3. Пример запроса в ИФНС № 30 о выдаче справки

Запрос предоставляется налогоплательщиком или его представителем в двух экземплярах. Так как в ИФНС реализован принцип «одного окна», запрос принимает сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами. Инспектор проверяет запрос на наличие необходимых реквизитов. В случае их отсутствия запрос возвращается налогоплательщику с просьбой дописать необходимые реквизиты.

Если замечаний по запросу нет, инспектор регистрирует его в «СЭД-регион» с созданием регистрационной карточки. На обоих экземплярах запроса в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывает дата приема и регистрационный номер документа.

На следующий день запрос по реестру для исполнения передается в отдел камеральных проверок №1 (по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами).

В отделе камеральных проверок инспектор проверяет запрос на наличие оснований, по которым справка может быть не предоставлена налогоплательщику. При наличии оснований для отказа в выдаче справки, установленных Регламентом, инспектор не позднее четырех рабочих дней со дня регистрации запроса докладывает о данном факте начальнику или его заместителю и подготавливает в двух экземплярах письмо о неисполнении государственной функции с указанием причины.

Если же оснований для отказа в выдаче справки нет, то инспектор оформляет справку в установленный 5-ти дневный срок.

Конечным результатом исполнения административной процедуры по индивидуальному информированию налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам является либо предоставление налогоплательщику справки, либо письмо налогоплательщику о неисполнении государственной функции (в случае отказа).

Схематично порядок прохождения документа можно представить следующим образом (рис.4).

Рис.4. Схема прохождения запроса от налогоплательщика